Как составить справку о заработной плате по форме 182н
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить справку о заработной плате по форме 182н». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основным нормативным документом российского законодательства, который регулирует вопрос обращения и выдачи справки 182Н, является Приказ Минтруда России №182н от 30.04.2013. Порядок выдачи таковой справки также рассматривается именно в этом документе, равно как и обязательность оформления таковой справки со стороны работодателя. Необходимость использования справки 182н была обусловлена действием положений ФЗ №255 от 29.12.2006.
Как оформить справку 182н
Сведения в бланк 182н можно вносить от руки (шариковой ручкой любого темного цвета) или заполнять на компьютере.
Справка подписывается руководителем предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также главным бухгалтером (при этом использование факсимильных подписей исключено).
Справка заверяется печатью организации.
Ошибки, неточности и помарки в документе не допускаются. При наличии ошибок необходимо заполнить и выдать работнику новый документ.
Кто формирует справку 182н
Справку 182н обычно формирует специалист отдела бухгалтерии работодателя. Справка формируется на основании бухгалтерских данных и отчетности страхователя.
Разделы справки 182н
Справка состоит из четырех разделов:
- Название и реквизиты компании страхователя (работодателя).
- Сведения о сотруднике, которому выдаётся этот документ.
- Подробные данные о выплатах, которые получал сотрудник за 2 года. Также в справке отражаются текущие начисления.
- Периоды, которые работник отсутствовал на рабочем месте по причине временной нетрудоспособности, либо же из-за материнства.
Данные о страхователе (работодателе)
В первом разделе документа указывается дата выдачи справки, ее номер по внутреннему документообороту работодателя. Далее указывается полное название организации (с расшифрованной организационно-правовой формой), а также наименование местного территориального фонда социального страхования, в котором обслуживается организация. Далее следует указать код подчиненности организации, ее ИНН и КПП, адрес и действующий телефон для связи.
Данные о застрахованном лице
Далее, во второй раздел документа, в справку 182н необходимо внести сведения о работнике: его ФИО, данные из паспорта (серия, номер, где и кем выдан), адрес регистрации по месту жительства (здесь в графе «субъект» нужно указать край, область или республику РФ) и номер пенсионного страхового свидетельства (СНИЛС).
Данные о заработной плате
В третий раздел бланка вписываются периоды и суммы (цифрами и прописью) выданной заработной платы.
Следует помнить, что существует лимит для каждого года: за 2015 год сумма, не должна превышать – 670 тыс.руб., за 2016 год – 718 тыс.руб. и за 2017 год – 755 тыс.руб.
Если работник отработал не полный календарный год, в справку нужно внести сведения только за те месяцы, которые он числился в организации.
Данные о днях временной нетрудоспособности
В четвертом разделе следует также по порядку указать периоды, когда работник был нетрудоспособен (с указанием конкретных дат начала и конца каждого периода и их продолжительности). Здесь же надо вписать причину, по которой сотрудник отсутствовал на рабочем месте.
Справка включает 4 раздела:
- разд. 1 — для информации о работодателе, а именно его полное название, наименование территориального отделения ФСС, регистрационный номер страхователя, код подчиненности, ИНН и КПП работодателя, а также его адрес места нахождения и телефон;
- разд. 2 — для указания данных сотрудника (ФИО, паспортные данные, адрес места жительства, СНИЛС). Также в этом разделе фиксируется информация о периоде работы в компании или у ИП, в течение которого сотрудник подлежал социальному страхованию на время болезни или в связи с материнством на основании ч. 1 ст. 2 Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ;
- разд. 3 — для информации о заработке, с которого начислялись страхвзносы на ВНиМ, за год увольнения и два предыдущих года;
- разд. 4 — для информации о календарных днях, приходящихся на периоды, за которые не начислялись страхвзносы, т.е. периоды болезни, отпуска по БиР и по уходу за ребенком, а также периоды освобождения работника от работы с полным либо частичным сохранением заработка.
Нужно учесть, что в разделе 3 суммы указываются отдельно по годам. При этом не запрещается фиксировать заработок за иные годы, для чего имеются дополнительные строчки — их количество не ограничено. Такой вариант необходим для случаев, когда требуется заменить период заработка, к примеру, по факту наступления страхового случая в связи с материнством в указанных ранее периодах.
Замена календарных дней при исчислении пособий осуществляется при выполнении трех условий, которые установлены Письмом ГУ-МРО ФСС от 01.04.2020 г. № 14-15/7710-1253л:
- в двух календарных годах или в одном из них сотрудница была в отпуске по БиР или по уходу за ребенком;
- сотрудница подала заявление на замену календарных лет;
- при замене календарных лет увеличится размер пособия.
Как получить справку по форме 182 н
- Здесь дается ссылка на всех граждан, которые имеют право получения пособий в связи с временной нетрудоспособностью – т.е. по больничным листам и декретным.
- Приводятся все выплаты, т.е. не только зарплата, но и компенсации, премии и т.п. Однако все эти доходы должны быть официальными – т.е. именно с них оплачиваются взносы в ФСС.
- Эта строка заполняется только теми работодателями (ИП или фирмы), которые имеют право на уменьшенные взносы в ФСС в соответствии с уменьшенными коэффициентами.
- Эти строки прописываются только в тех ситуациях, когда сотрудник уходил в декретный отпуск.
- Последняя строка заполняется лично директором.
И еще одна распространенная неточность связана со случаями, когда женщина совмещала свой уход за ребенком (в возрасте до 18 месяцев) с неполным рабочим днем. Подобные ситуации следует рассматривать как отпуск по уходу, а значит, эти дни тоже учитываются как временная нетрудоспособность и берутся в расчет. Но поскольку был получен доход за фактически отработанное время (неполные дни), то вся эта сумма переходит в 3 раздел (средняя зарплата).
Нюансы получения документа
Заполняя последовательно все поля выбрать из перечня документов необходимый вариант. Портал постоянно совершенствуется, но не во всех регионах доступны определённые Услуги. Если в перечне документов нет необходимой справки, то её название следует вписать самостоятельно.
Через некоторое время поступит сообщение о том, когда будет всё готово. В назначенный день необходимо с паспортом явиться и получить ответ на запрос. Если организация не сможет оказать услугу дистанционно, то следует записаться на приём в ПФР и лично посетить учреждение.
Правила оформления справки 182н
Справка о заработной плате 182н предоставляет следующую информацию:
- Сведения о работодателе (страхователе).
- Данные о работнике (застрахованном лице).
- Суммы заработной платы и других начислений, входящих в базу для уплаты взносов в ФСС за периоды работы у данного работодателя.
- Число календарных дней болезни, отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 лет, отпуска по материнству. Указываются периоды освобождения сотрудника от работы при сохранении среднего заработка, если на него не начислялись взносы.
Данные о страхователе (работодателе) в обязательном порядке содержат:
- Полное наименование предприятия, организации, ИП. Сокращения не допускаются даже в указании формы собственности.
- Полное наименование и номер филиала ФСС (территориального органа, где зарегистрирован работодатель).
- Регистрационный номер работодателя в ФСС, ИНН, КПП.
- Фактический адрес нахождения работодателя, телефон.
Информация о застрахованном лице (работнике):
- Фамилия, имя, отчество.
- Данные о паспорте.
- Место жительства (адрес).
- СНИЛС.
- Период работы у данного работодателя.
Справка подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером. Подписи расшифровываются и скрепляются печатью.
Распространенные ошибки по оформлении документа
Существует не много вероятных ошибок при составлении справки. Тем не менее, они очень распространены:
Одной из самых часто допускаемых ошибок в исключаемых периодах, то есть времени, за которое сотруднику начислялись суммы не облагаемые взносами. К примеру, дни болезни либо отпуска связанного с родами либо уходом за малышом до 1, 5 лет. Когда такие периоды присутствуют, в справке нужно обозначить дату начала и окончания каждого из них. Рядом с такими суммами следует поставить разъяснение. К примеру, отпуск, связанный с уходом за малышом.
Следует ответственно отнестись к заполнению раздела три. Зачастую бухгалтера в справке указывают все доходы без исключения, а нужно указать только те суммы, которые облагаются взносами. Не рекомендуется забывать об ограничении сумм начислений, с которых платятся взносы. Поэтому в справочной информации не может быть обозначена сумма больше, чем установленный законом лимит.
Справку 182н оформляют стандартно в одном экземпляре. Но, если потребуется, наниматель может и должен выдать заверенные копии документа в требуемом количестве.
Выдают ее изначально работнику при увольнении в последний день его работы вместе с трудовой книжкой и остальными обязательными документами. Если выдать ее в этот день по каким-то причинам было невозможно (не удалось), наниматель действует, как и в случае не выдачи трудовой книжки. Он обязан: направить на адрес уволенного сотрудника уведомление о необходимости явиться за ней либо согласиться на пересылку ее по почте. Если уволенный не против такой пересылки, он должен письменно сообщить об это нанимателю.
Справка 182н о сумме заработной платы за два календарных года
Справка по форме 182н входит в пакет обязательных документов, которые работодатель обязан выдать увольняющемуся работнику. Данный унифицированный бланк был утвержден в 2013 году – он пришел на смену ранее действовавшему шаблону 4н, в разделах которого невозможно было указать причины нетрудоспособности работника (обновленный вариант справки сдержит более подробную информацию по этой части).
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
ВНИМАНИЕ! Минтруд приказом от 9 января 2017 г. № 1н внёс изменения в справку 182н. Исправлены пункты 3 и 4 справки и сноска «3». Поставлено разграничение о внесении страховых взносов в период до 31 декабря 2016 года и с 1 января 2017 года. Изменения произведены в связи с переходом соц. выплат под контроль ФНС.
Как заполняется справка
По правилам, для нового работодателя при начислении декретных до 1,5 лет нужна справка 182н с предыдущего места работы. Актуальный бланк, подробная инструкция по заполнению и наглядный образец — в специальной статье «Как составить справку о заработной плате по форме 182н».
Правила формирования документа закреплены в приказе Минтруда № 182н, а форма — в приложении № 1 к приказу. В этом же нормативе разъясняется, за какой период выдается справка 182н при увольнении, — за 2 предыдущих года. 182н заполняется на основании данных бухгалтерского учета и отчетности прежнего работодателя за соответствующие отчетные периоды. Бланк заполняют от руки, вписав информацию синими или черными чернилами. Допустимо подготовить бумагу при помощи компьютера.
В большинстве случаев заполнение документа проходит в штатном режиме, то есть без отклонения от общеустановленных правил. Законодатели предусмотрели исключительные правила для отдельных случаев. Рассмотрим, как заполнять бумагу в проблемных ситуациях.
Основные ошибки при заполнении
В справке отображены все заработки уволившегося работника по месяцам за предыдущие 24 месяца. Из них отчислялись денежные средства в ФСС. Вместе с этим есть еще лимитные пределы по оплате работы для отчислений страховых средств. Если определенный лимит будет больше, то это будет трактоваться как нарушение. Все годовые лимиты, как правило, разные. Во всех фондах они свои.
По незнанию нюансов дела, новые работники компаний иногда встают перед вопросом: почему не совпадают суммы доходов, указанных в справке 182н, с суммами, обозначенными в 2-НДФЛ?
Ответ будет следующий: правительство страны каждый год изменяет предельные величины заработков, а с них и отчисляются страховые выплаты. Когда же лимит превышает доход работника, тогда с сумм превышений взносы ФСС не удерживаются при расчетах начислений (по больничному или по отпуску за досмотром за детьми). В 2-НДФЛ заработки указываются в полных объемах, те, которые подлежат обложению налогом на прибыли физического лица, а также выплаты, необлагаемые страховыми взносами. В этом и кроется причина расхождений.
В законодательстве предусматривается, что работодатель выдает его самостоятельно в день увольнения работника, т.е. вместе с трудовой книжкой и окончательным расчетом за все отработанные дни, неиспользованные отпускные и т.п. Таким образом, выдача справку 182н – это обязанность организации, а сотрудник не должен напоминать об этом (никаких заявления писать не требуется).
Тем не менее, на практике нередко встречаются случаи, когда по факту выдается только трудовая книжка, а также производится расчет, а сама справка не выдается. В таких случаях даже уволенный сотрудник может прийти к уже бывшему работодателю и написать письменное заявление в свободной форме, после чего организация должна предоставить документ не позднее 3 рабочих дней со дня написания заявления. Отсчет этого срока начинается с рабочего дня, который следует за днем подачи заявления.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Сотрудник вправе уведомить о своем увольнении и заранее (более, чем за 14 дней, полагающихся для отработки). Вместе с этим он также может написать заявление на выдачу справки 182н в любой из дней после увольнения. Тогда работодатель поступает в соответствии с пожеланием уволившегося работника.
Как получить справку 2-НДФЛ через госуслуги
Каждый гражданин РФ, получающий доходы и являющийся налогоплательщиком имеет право в любой момент получить справку 2-НДФЛ. Получить этот документ можно у своего налогового агента (работодателя). С недавних пор для жителей России стала доступна возможность получения справки по форме 2-НДФЛ через интернет. Данный вариант предусматривает существенную экономию времени, а потому пользуется большой популярностью. В рамках этого обзора мы подробно объясним, как получить справку 2-НДФЛ через госуслуги. Услуга предоставляется совершенно бесплатно и доступна круглосуточно.
В принципе, зарегистрироваться на портале федеральной налоговой службы можно и без госуслуг, но такой вариант вряд ли будет проще. При наличии подтвержденной записи на едином сайте государственных услуг для Вас будет доступен полный функционал портала ФНС, в том числе и сведения о справках по форме 2-НДФЛ. Поэтому если Вы не сделали этого ранее, следует прямо сейчас зарегистрироваться на портале госуслуги и подтвердить свою личность. В помощь вам соответствующая инструкция на нашем сайте. Подтвердить личность можно несколькими способами, пожалуй, удобнее всего подтвердить учетную запись в госуслугах через Сбербанк Онлайн.
Можно ли заказать справку 2-НДФЛ на Госуслугах
При сдаче ежегодной декларации или оформлении заявления о налоговом вычете, а также для кредита необходимо получить справку 2-НДФЛ, это можно сделать через сайт Госуслуги. Сейчас необязательно обращаться в бухгалтерию на работе. Электронную копию 2-НДФЛ довольно просто заказать в интернете самостоятельно и скачать для последующей отправки в любое ведомство или предоставления в банк. Бланк имеет юридическую силу наравне с оригиналом. Удобство в том, что этот сайт доступен круглосуточно. Услуга стала доступна недавно и она абсолютно бесплатная.
- фамилия, имя, отчество;
- электронная почта (она нужна для отправки сообщений);
- номер сотового телефона, на него сразу придет сообщение с подтверждающим кодом. Место для введения числового значения появится в центральной части монитора.
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
- номер СНИЛС;
Где и как получить справку
Справку должны предоставлять при увольнении с работы по письменному заявлению каждому сотруднику без исключений! Срок выдачи справки, по закону, не должен превышать трех рабочих дней со дня написания заявления.
Если по каким-либо соображениям работодатель не хочет предоставлять справку – он нарушает законодательство Российской Федерации. Это повлечет за собой наложение штрафа в размере 50 тысяч рублей, а справку все равно придется отдать, потому что это будет условием инспекторов Роструда.
Обратите внимание! Случаются и форс-мажорные ситуации, например, когда ответственное лицо не находится на рабочем месте, а пребывает в командировке или на больничном – тогда справку должен предоставить тот человек, который заменяет ответственное лицо. Оно должно иметь доверенность на совершение действий подобного характера.