Как оформить сотрудника на удалёнку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить сотрудника на удалёнку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

• катастрофы природного или техногенного характера;
• производственной аварии;
• пожара;
• наводнения;
• землетрясения;
• эпидемии или эпизоотии;
• любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

В нем следует прописать:

• обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
• список работников, временно переводимых на удаленную работу;
• срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
• порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
• порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
• иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

• трудового договора (доп. соглашения к нему);

• договора о материальной ответственности;

• ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

• трудового договора и допсоглашений к нему,
• договора о материальной ответственности,
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости ². Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке»,…

Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке

В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:

• заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
• их расторжении.

В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:

• коллективным договором;
• локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
• трудовым договором,
• дополнительным соглашением к договору.

Основания, по которым работника на дистанционке можно уволить

Закон о дистанционной и удаленной работе позволил избавиться от одного из самых больших страхов сотрудников – риска, что их уволят. Хотя подобная проблема существовала, увольнять сотрудников все ещё можно только в рамках Трудового кодекса. А причин для увольнения там всего несколько.

В частности, без согласия самого сотрудника увольнение возможно, если у него низкий уровень квалификации. В таком случае работника могут перевести на должность пониже (которая отвечает его квалификационным навыкам) или уволить. Но чтобы уволить такого работника, он должен пройти аттестацию, подтвердив низкий уровень своей квалификации.

Также без согласия увольняют сотрудников, позволивших себе нарушить трудовые обязанности, но при условии, что человек уже получал дисциплинарные взыскания. Исключением выступают только случаи грубого нарушения обязанностей. В такой ситуации увольняют сразу же и повторное нарушение не требуется. Грубым нарушением считается разглашение коммерческих тайн, прогул без уважительных причин, пьяное состояние на работе, кража вещей в офисе или причинение им намеренного вреда.

Уволить в соответствии с законом могут в рамках процедуры сокращения персонала. Должность, с которой уволили сотрудника, должна быть закрыта окончательно, а не появиться на сайте с вакансиями через какое-то время после увольнения работника. Но для дистанционных работников до 2022 года действовали другие правила, согласно которым увольнение было намного более простым. Многие компании увольняли работников по любому удобному поводу, даже без нарушений. Теперь регулирование стало гораздо тщательнее, и увольнять сотрудников с работы можно только при невыходе на связь больше двух дней и при переезде в другую местность, где он не сможет работать.

Две проблемы удаленки, которые пугают работодателей. Как их решить?

Дисциплина – проблема 1.

Работа по удаленке на дому у некоторых работодателей ассоциируется, грубо говоря, с бездельем. Есть страх, что сотрудники разбегутся «по норкам», в которых будут бездельничать или создавать видимость работы. Во-первых, далеко не все сотрудники безответственные: по данным на 25 марта, самоизоляция не повлияла на трафик соцсетей и YouTube. Как пишет РБК, россияне, оставшиеся дома, предпочли работать.

Во-вторых, текущая экономическая ситуация вряд ли способствует тому, что сотрудники будут рисковать своими рабочими местами, в-третьих – правила работы, прописанные и прикрепленные к допсоглашению о дистанционной работе будут стимулировать к ответственному труду, в четвертых – сам работодатель должен стремиться выстроить процесс так, чтобы работа шла эффективно.

Как сделать работу сотрудника на удаленке в карантине эффективной:

1. Использовать формат видео-связи. Это простимулирует сотрудника встать с постели, привести себя в порядок и сесть за рабочее место. Данный формат актуален особенно на старте удаленной работы, чтобы у сотрудника выработалась «гигиена» работы в удаленном режиме.
2. Иметь канал коммуникации, который позволит быть на связи с сотрудником в режиме онлайн.
3. Четче обозначить задачи и этапы их выполнения.
4. Наладить контроль за работой. Системный контроль минимизирует вероятность того, что сотрудник будет заниматься другими делами или «проваливаться» в сайты-убийцы рабочего времени (например, в новостные ленты и т.п.) Сейчас не отвлекаться на новости довольно сложно, все следят за развитием ситуации, однако задать этому рамки необходимо.
5. Экспресс-летучка в конце рабочего дня (или оптимального для руководителя отрезка времени) с фиксацией результатов – как один из эффективных инструментов контроля.
6. Давать обратную связь, использовать групповые форматы онлайн-коммуникации, чтобы у сотрудников не потерялось ощущение командной работы и единства с компанией.

Защита информации – проблема 2.

Риск утечки информации при удаленной работе пугает многих работодателей. Ведь работа на удаленке переносится на компьютер сотрудника. В привычных условиях именно эта причина часто останавливала многие компании от перевода части сотрудников на удаленку, однако в текущих условиях процесс необратим и необходимы инструменты, которые позволят обезопасить компанию от утечек.

Как снизить риск утечки данных:

1. Изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступа к внутренним базам данных и другим внутренним ресурсам.
2. Установить ответственность за передачу данных третьим лицам. Если сотруднику будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи—идентификаторы, нужно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если прежде таких правил не было, то они должны появиться, и сотрудник должен быть с ними ознакомлен «под подпись».

Кого компании в первую очередь переводят на удаленку:

1. бухгалтеры,
2. маркетологи,
3. юристы,
4. кадровики,
5. сотрудники отделов продаж,
6. личные помощники руководителей,
7. беременные,
8. сотрудники «в возрасте» — старше 50 лет.

В каких случаях работника стоит переводить на удаленку?

Согласно действующим законам, единственной причиной перевода на дистанционную работу является наличие необходимого условия трудового договора. Следовательно, перевод на дистанционную работу становится возможным строго по согласию работающего. Согласно ст. 312.9 трудового кодекса России, владелец компании имеет возможность по собственной инициативе временно перевести работников на удаленку при условии:

• катастрофических событий природного/техногенного типа;
• наводнения;
• производственной аварии;
• пожара;
• землетрясения;
• эпидемии среди людей/животных;
• принятии государственной/местной властью постановления о переводе;
• иных непредвиденных событий, угрожающих безопасности людей.

Выгода компании от удаленной работы

Предоставление интернет-сотрудничества обеспечивает компании ряд преимуществ:

1. Позволяет легче привлечь нужных работников: возможность полноценно работать, находясь дома, многие высоко ценят. Руководство вынуждено доверять сотрудникам, управляя высококвалифицированными специалистами, мотивированными работать отлично.
2. Повышенная эффективность достигается благодаря более быстрому выполнению объема задач дистанционными сотрудниками. Находясь в домашней комфортной обстановке работают эффективнее.
3. Уменьшение расходов происходит потому, что работодателю не приходится арендовывать просторный офис, оборудовать место работы сотруднику, приобретать технику, офисные канцтовары. Удаленное сотрудничество максимально уменьшает подобные расходы.
4. Сотрудничество с лучшими. Иногда компании в пределах города трудно отыскать профессионалов нужного уровня особенно в специфической сфере. Открытие вакансии на ресурсе по трудоустройству позволит нанять необходимых работников из разных городов страны.

Компания получает довольно ощутимые преимущества благодаря удаленному сотрудничеству. Конечно, существуют виды работ, которые невозможно производить дистанционно. Например, деятельность завода/отдельного цеха, производящего конкретную продукцию.

Как уволить удаленного сотрудника?

Причины невозможности продолжать сотрудничество бывают разные: отсутствие более 4 часов на связи (приравнивается к прогулу), непредоставление вовремя отчетов, нахождение в пьяном виде на рабочем месте. Работодатель может в одностороннем порядке расторгнуть трудовой контракт, уволив дистанционного коллегу.

Процесс увольнения дистанционного работника имеет несколько особенностей. Последовательность действий следующая:

• Документ на увольнение отправляется для прочтения в электронном формате работнику, которому необходимо поставить собственную электронную подпись, затем отправить приказ обратно.
• Непосредственно в дату увольнения работнику отправляется по почте заказным письмом бумажная копия приказа.
• Трудовая книжка работника с внесенной записью согласно приказу отправляется заказным письмом бывшему работнику.
• Вносятся необходимые данные в личную карточку работника, производится окончательный расчет.

Законодатели, однако, отстают от реального положения делового сектора общества. Юридически данный вопрос пока не урегулирован. Поэтому многое определяется добропорядочностью, ответственностью работодателей и сотрудников.

Нюансы перевода на дистанционную работу

Первым делом, что надо сделать работодателю, который хочет перевести персонал на удаленку, – это получить согласие от работника. Причем, такое согласие должно быть оформлено в письменном виде. В одностороннем порядке работодатель не имеет права изменить существенные условия трудового договора, к которым относятся режим и место работы.

Если сотрудник согласен работать на дому, то специалисту отдела кадров стоит внести изменения в трудовой договор. Стоит отметить, что подобные коррективы можно вносить по средствам заключения с работником дополнительного соглашения. Перезаключать трудовой договор в этом случае не надо.

Типовую форму дополнительного соглашения к договору можно взять в любой справочно-правовой системе или в интернете в свободном доступе. Шаблон формы допсоглашения можно дополнить или изменить.

Как организовать удаленную работу сотрудников

Переход штатного сотрудника на дистанционный режим — комплексное мероприятие. Оно включает в себя как технические и юридические, так и организационные аспекты.

Одна из самых важных задач в процессе перехода – обеспечить сотрудников удаленным доступом к рабочему компьютеру. Физически переносить «на дом» всю информацию неудобно и не всегда возможно по соображениям безопасности и конфиденциальности. Да и не у каждого сотрудника найдется личный компьютер подходящей мощности.

Гораздо логичнее – дать работникам удаленный доступ к мощной офисной машине с полным набором необходимых программ. Чтобы организовать удаленное рабочее место, нужно правильно настроить компьютер сотрудника и оборудование на «корпоративной» стороне. Так можно полноценно работать с любого устройства — даже простого планшета, старого ноутбука или «тонкого клиента».

Кого нужно перевести на удаленную работу в связи с коронавирусом?

Удаленная работа предполагает, что сотрудник работает вне места нахождения компании. Чаще всего, из дома. Работодатель при этом не может контролировать выполнение трудовых обязанностей сотрудникам так, как он это делал при нахождении трудящегося на рабочем месте.

Одной из главных отличительных характеристик дистанционки является ее недоступность всем категориям работников. Очевидно, что работать удаленно могут не все. К примеру, как трудиться из дома будет кладовщик, электромонтер или экскаваторщик?

Точного перечня профессий, которые могут быть переведены на удаленную работу в условиях коронавируса, не предусмотрено.

Работать дистанционно могут только некоторые сотрудники. Среди таковых нужно выделить следующих:

• бухгалтер;
• юрист;
• дизайнер;
• программист;
• офисный работник;
• менеджер.

Другим словами, работать дома могут сотрудники, чья деятельность связана с компьютером. Принимая решение о переводе на удаленку, работодателю следует оценить следующий момент. Если при работе из дома эффективность специалиста не меняется в худшую сторону, его необходимо перевести на дистанционку.

Варианты перевода на удаленку через трудовой договор, допсоглашение или приказ

У нового формата сотрудничества немало преимуществ, однако есть и некоторые недостатки, связанные с организационными и психологическими трудностями. Многие предприятия, вынужденные переводить персонал на удаленку в 2020 году, столкнулись со сложностями оформления трудовых отношений, поскольку стандартный договор с наемным работником не отображал возможности сотрудничества вне офиса или территории производства.

С 2021 года работодатели и работники должны следовать положениями принятого 08 декабря 2020 года закона № 407-ФЗ. Этим законодательным актом утверждаются поправки в гл. 49.1 Трудового Кодекса и появляются новые пункты, посвященные решению организационных моментов и защите труда персонала на удаленке – ст.312.6-312.9. В новых положениях есть описание правил перевода.

Если изначально в договоре с работодателем нет указаний о возможности дистанционного выполнения поручений руководства, заключается отдельное допсоглашение к контракту с установлением дистанционного режима на постоянной основе.

Есть еще один вариант, когда внешние обстоятельства или региональный законодательный акт вынуждают временно вводить удаленку. В таком случае, согласие сотрудника о переходе на дистанционный формат не понадобится.

Похожие записи:

• Жилье по договору социального найма
• Куда переехать из России: шесть лучших стран для эмиграции
• Детская социальная карта в СПб: как оформить и получать пособия?