Как заполнить форму номенклатуры дел организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить форму номенклатуры дел организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Разновидности номенклатуры дел
Номенклатура дел бывает трех видов:
- типовая,
- примерная и
- номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».
Номенклатура дел организации делится на:
- сводную номенклатуру дел и
- номенклатуру дел структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.
Разновидности номенклатуры дел
Номенклатура дел бывает трех видов:
- типовая,
- примерная и
- номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».
Номенклатура дел организации делится на:
- сводную номенклатуру дел и
- номенклатуру дел структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.
Номенклатура дел в ДОУ в 2021 году
Опись документации составляется сроком на один год и актуализируется по мере обновления законодательства. Перечень наименований дел, которые будут включены в номенклатуру, дошкольное образовательное учреждение определяет самостоятельно, систематизируя документы по тематике, направлениям деятельности и видам. В процессе деления бумаг на группы необходимо руководствоваться списком из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
Уточняя сроки хранения документации, составителю номенклатуры дел в детском саду необходимо сверяться с перечнями, содержащимися в последних редакциях приказов Минпросвещения от 30.12.1980 № 176 и Росархива № 236, а также примерными и типовыми перечнями наименований дел, утвержденными Минобразования и другими ведомствами. Образовательные учреждения не вправе самостоятельно определять срок хранения документации, даже если дела не входят в примерные номенклатуры и нормативные перечни. Штатному делопроизводителю необходимо направить запрос в центральную ЭПК Росархива после прохождения локальной или областной экспертно-проверочной комиссии.
В детском саду может использоваться как бумажная, так и электронная форма номенклатуры. Если в ДОУ есть корпоративный портал, на нем можно опубликовать электронную версию описи, а также разослать ее ответственным работникам. Положение о номенклатуре дел в ДОУ в 2021 году по-прежнему факультативно: разработка этого локального акта осуществляется по решению администрации детского сада. Достаточно регламентировать требования к описи документации в инструкции по делопроизводству. В отдельном разделе следует указать требования к оформлению, процедуру разработки, список дел, которые должны быть в номенклатуре.
Если в ДОУ появляется новое структурное подразделение, в течение месяца после этого необходимо внести изменение в опись. В иных ситуациях периодичность обновления перечня наименований документов не установлена. Изменения в готовую номенклатура дел для ДОУ вносят еще в том случае, если:
- изменилось законодательство, были приняты новые сроки хранения документов или их заголовки;
- в перечень наименований документов нужно внести или исключить документы, которые перестали быть актуальными для детского сада.
Если изменений в документ вносится несколько, достаточно утвердить их соответствующим приказом, в констатирующей части которого следует сослаться на локальный или нормативный акт. Если в номенклатуру вносятся значительные правки, лучше утвердить новую редакцию описи.
Полный перечень номенклатуры дел ДОУ на 2019 по 2025 год
- Должностные инструкции для пришкольного лагеря
- Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
- Инструкции школьного лагеря
- Инструкции для детей лагеря
- Инструктажи для детей
- Положения ДОУ
- Документация по коронавирусу
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
- Нормативные документы ОТ
В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.
Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.
Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.
Рассмотрим структуру НД подробнее:
1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.
Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.
Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.
Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).
Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.
3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.
4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.
5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.
Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:
- структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
- номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
- смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.
Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:
- «Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
- «Номенклатура дел отдела кадров — образец».
Итоговая запись к номенклатуре дел
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.
Примерной номенклатуры дел для средних общеобразовательных школ
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.
| Документ | Срок хранения | Основание |
| Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения | 50/75 лет | Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1 |
| Личные дела, личные карточки руководителей и работников | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445 |
| Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним | 50/75 лет | |
| Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454 |
| Документы об обработке персональных данных | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное) | |
| Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения) | До востребования работниками
Невостребованные документы хранятся 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449 |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450 |
| Штатное расписание | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40 |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет
50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402 |
| Графики отпусков | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453 |
| Отчеты о командировках | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452 |
| Больничные листы и журналы их регистрации | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619 |
| Приказы, распоряжения и документы к ним | По основной деятельности – постоянно
По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19 |
| Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним | 50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты
5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434 |
| Должностные инструкции (регламенты) | Типовые – 3 года после замены новыми
Инструкции работников – 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443 |
| Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев | 45 лет | ТК РФ, ст. 230, 230.1 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381 |
| Коллективные договоры | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386 |
Номенклатура дел организации
Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».
На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Номенклатура дел в 2021 году
Номенклатура дел в детском саду — опись документов, которая упрощает работу с ними. В 2021 году Росархив инициировал некоторые изменения, которые должны учесть все ответственные за составление, ведение и утверждение номенклатуры дел в ДОУ лица. Скачать образцы перечня наименований и другие важные документы можно в тексте статьи.
Номенклатура дел в ДОУ — таблица с наименованиями документации, которая используется в процессе осуществления воспитательно-образовательной и хозяйственной деятельности учреждения. Опись используется администрацией детского сада и штатными делопроизводителями (секретарями) для:
- систематизации входящей и исходящей документации по типу, принадлежности и дате;
- оптимизации поиска нужных документов для использования или передачи на хранение в архив.
Она включает документы по учебно-воспитательной работе, хозяйственной и медицинской части, работе кадровой службы, бухгалтерии и канцелярии.
Работа над номенклатурой дел детского сада
Перечень наименований документов в ДОУ составляют в октябре-декабре текущего года, актуализируют существующую опись в ноябре-декабре. Практика показывает, что этих сроков достаточно для выполнения всех видов работ с документом. Таким образом, номенклатура дел ДОУ на 2021 год должна была быть готова уже в конце уходящего 2020.
Ответственность за разработку описи заведующий делегирует секретарю, делопроизводителю или иному работнику, в должностной инструкции которого есть такая задача. Сроки составления номенклатуры и список ответственных лиц утверждают приказом руководителя. Если в детском саду есть структурные подразделения, для каждого из них следует составить отдельную опись (исключение — централизованный документооборот, при котором оформляется сводная номенклатура).
Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.
Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.
Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.
Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.
Зачем нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?
Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установлено, что в обязательном порядке все предприятия, государственные органы, индивидуальные предприниматели должны обеспечить сохранность всех документов, которые имеются, а так же тех которые относятся к личному составу, в соответствии с утвержденными сроками. Для соблюдения требований по срокам необходимо предприятиям в своих нормативных актах прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, кто будет ответственным за это, произвести классификацию по срокам их хранения и т.д.
Для того, что бы начать формировать систему номенклатуры дел, с начало необходимо издать приказ руководителем предприятия. Приказу должен быть присвоен номер согласно разработанной номенклатуре. Данный документ заверяется подписью руководителя и гербовой печатью. Приказ храниться на предприятии в течении определенного времени.
Еще один вариант формулировки:
в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией
п р и к а з ы в а ю:
- Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести ее в действие с 01.01.2015.
- Руководителям отделов обеспечить процесс формирования и оформления дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.
| Генеральный директор | Д.Л. Конев |
Кроме того, вы можете при желании скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.