Как рассчитать численность работников

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать численность работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.

Средняя численность работников: как рассчитать?

ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (в том числе праздничные и выходные дни), делённая на количество календарных дней месяца.

Как посчитать среднесписочную численность работников за год? Аналогично — сумма ССЧ за каждый месяц, делённая на 12 (число месяцев в году).

Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия

Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.

ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.

Считаем списочный состав за месяц

Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».

Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.

Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:

На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:

• с 1 по 10 января – 10 чел.
• с 11 по 29 января – 25 чел.
• с 30 по 31 января – 20 чел.

Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.

Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2023 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?

В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».

Порядок расчета среднесписочной численности работников

Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) рассчитывается с использованием среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, надо следовать следующему алгоритму:

1. Сначала надо определить списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца.

В рабочие дни она равна количеству всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, с учетом всех сотрудников не явившихся на работу из-за временной нетрудоспособности, а также с учетом всех сотрудников, находящихся в командировках и отпусках.

Как определить среднесписочную численность работников за год

Бухгалтерии для отчетов статистики, 4-ФСС, сведений в ИФНС требуется вести учет среднесписочной численности работников за год. Формула расчета его такова:

ССЧ = сумма СЧ, состоящая из общего числа численности за все месяцы : 12,

где ССЧ — среднесписочная численность за год,

СЧ- среднесписочная численность за месяц;

12- количество месяцев в году.

Если необходимо узнать ССЧ не за год, а за другой период, допустим, квартал – то складываются СЧ за все месяцы квартала (три цифры), и делятся на 3 (число месяцев в квартале).

Для статистической отчетности данные обычно округляются по арифметическим правилам до одного десятичного знака (округление значения менее 0,5 до нуля; от 0,5 и более – до единицы). Для формы среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, направляемой в ИФНС и для 4-ФСС округлять нужно до целого значения.

Чтобы было понятнее, разберем расчет на примерах.

Рассчитать среднесписочную численность работников ИП, ООО: инструкция

ИП — это люди, которые занимаются своим бизнесом, часто используя наемный труд, поэтому они приравниваются к другим компаниям-работодателям. Индивидуальным предпринимателям также нужно сдавать отчеты. Вот инструкция, как рассчитывать среднесписочную численность работников ИП:

• В этом случае, так же как и в компаниях, организациях и на предприятиях, не берут в расчет сотрудников, которые числятся в отпуске на время учебы, по беременности или родам. Внешних совместителей также не нужно брать во внимание.
• Сотрудников, которые работают и они есть в штатном расписании, следует учитывать по документам (табелям) рабочего времени.
• Расчет ССЧ работников ИП производится по такой формуле: ССЧ ИП = кол-во работников полностью занятых / кол-во календ. дней в месяце.

Если у ИП за отчетный период работали люди на неполном дне, тогда нужно считать, сколько они по факту трудились чел./дней. Сложите все отработанные часы и разделите на продолжительность рабочего дня.

«ООО» — такой аббревиатурой обозначаются многие компании, организации и предприятия. Поэтому их расчет ССЧ будет выполняться по инструкциям, описанным выше.

Предоставление сведений о среднесписочной численности

Отчёт о среднесписочной численности персонала необходим для выполнения требований законодательства при заполнении бланков следующих деклараций:

• Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование (форма 4-ФСС);
• Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (форма РСВ-1 ПФР);
• Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (форма по КНД 1110018);
• Сведения о численности, заработной плате и движении работников (форма П-4);
• Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия (форма N ПМ);

От показателя среднесписочной численности зависят:

• Возможность получения льгот по налогам, если предприятие использует труд инвалидов (НДС, налог на прибыль, налог на имущество и земельный налог);
• И необходимость направлять в налоговую службу декларации за прошлый год в виде электронного документа, если численность персонала предприятия выше, чем сто чел. (статья восемьдесят НК РФ);

Информация о среднесписочной численности персонала должна готовиться фирмой независимо от того, есть ли в штате компании сотрудники, ведёт ли компания активную операционную деятельность. В случае отсутствия персонала в штате фирмы, в соответствующем поле бланка отчётной формы необходимо поставить цифру ноль. Среднесписочная численность рассчитывается как для давно работающего предприятия, так и для только что созданного (до двадцатого числа месяца, который идёт за месяцем учреждения фирмы) и для закрывающегося предприятия (сведения должны готовиться не за месяц, а на конкретную дату ликвидации общества).

Какими формулами пользоваться

Для того чтобы посчитать среднесписочную численность сотрудников и сдать соответствующие сведения в налоговую нужно знать несколько формул. Итак, разберемся по порядку.

Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г, в ред. от 29.12.2018 г). Опираться следует именно на этот документ.

Расчет производится по формуле:

СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12

Где:

• СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
• СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
• 12 – число месяцев в году.

Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.

Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.

СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).

Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:

СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день

Каждое из этих слагаемых нужно считать отдельно. Начнем со СЧ тех сотрудников, которые работали полные дни. Эта цифра считается так:

СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц

Где:

• Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
• КД месяц – число календарных дней.

Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.

Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.

Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.

Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:

ЧАСЫ неполный день : Норматив

Где:

• ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
• Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).

Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.

Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:

СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне : РД месяц

Где:

• ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
• РД месяц – число рабочих дней месяца.

Таблица 1. Когда нужно считать среднюю численность работников

------------------------------T----------------------------------¬
¦ Случаи ¦ Комментарий ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦Чтобы определить, имеет ли ¦Использовать упрощенную систему ¦
¦организация (предприниматель)¦налогообложения могут только те ¦
¦право на применение ¦фирмы, средняя численность ¦
¦"упрощенки" ¦работников которых не превышает ¦
¦ ¦100 человек (пп. 15 п. 3 ¦
¦ ¦ст. 346.12 НК РФ) ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦Чтобы определить, обязана ли ¦Если в течение отчетного ¦
¦организация (предприниматель)¦(налогового) периода средняя ¦
¦отказаться от "упрощенки" и ¦численность работников ¦
¦перейти на общий режим ¦налогоплательщика превысила 100 ¦
¦налогообложения ¦человек, он утрачивает право на ¦
¦ ¦применение упрощенной системы ¦
¦ ¦налогообложения с начала того ¦
¦ ¦квартала, в котором допущено ¦
¦ ¦указанное превышение (п. 4 ст. ¦
¦ ¦346.13 НК РФ) ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦Чтобы рассчитать единый налог¦Сумма налога определяется ¦
¦на вмененный доход по видам ¦умножением базовой доходности на ¦
¦деятельности, базовая ¦среднесписочную (среднюю) ¦
¦доходность по которым ¦численность работников и ¦
¦установлена в расчете на ¦соответствующие коэффициенты К и ¦
¦одного работника ¦ 1 ¦
¦ ¦К (ст. 346.27 НК РФ). В данном ¦
¦ ¦ 2 ¦
¦ ¦случае речь идет именно о средней ¦
¦ ¦численности работников, то есть о ¦
¦ ¦количестве работников за каждый ¦
¦ ¦календарный месяц налогового ¦
¦ ¦периода с учетом всех работников, ¦
¦ ¦в том числе работающих по ¦
¦ ¦совместительству, договорам ¦
¦ ¦подряда и другим договорам ¦
¦ ¦гражданско-правового характера ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦Чтобы заполнить форму ¦Данные о средней численности ¦
¦статистического наблюдения ¦указываются в разд. 2 формы N П-4 ¦
¦N П-4 "Сведения о ¦(Постановление Росстата от ¦
¦численности, заработной плате¦01.08.2005 N 52) ¦
¦и движении работников" ¦ ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦Чтобы определить, относится ¦Средняя численность является одним¦
¦ли организация к субъектам ¦из критериев, по которым ¦
¦малого предпринимательства ¦организации признаются субъектами ¦
¦ ¦малого предпринимательства ¦
¦ ¦(п. 1 ст. 3 Федерального закона ¦
¦ ¦от 14.06.1995 N 88-ФЗ "О ¦
¦ ¦государственной поддержке малого ¦
¦ ¦предпринимательства в Российской ¦
¦ ¦Федерации"). Напомним, что ¦
¦ ¦субъекты малого ¦
¦ ¦предпринимательства не применяют ¦
¦ ¦ПБУ 18/02 "Учет расходов по налогу¦
¦ ¦на прибыль" ¦
L-----------------------------+-----------------------------------

Правила исчисления средней численности работников приведены в п. п. 83 — 89 Постановления Росстата от 03.11.2004 N 50 (далее — Постановление N 50). Так, средняя численность работников складывается из среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и средней численности лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера.

Рассмотрим, как рассчитывается каждая из составляющих средней численности, за исключением среднесписочной численности (о порядке ее расчета читайте на с. 123).

Таблица 3. Списочная численность подрядных работников за январь 2007 года

 Дата 

 Списочная 
 численность 
 сотрудников, 
 чел. 

 Дата 

 Списочная 
 численность 
 сотрудников, 
 чел. 

1 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

14 января 
(воскресенье) 

 3 

2 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

15 января 

 3 

16 января 

 3 

3 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

17 января 

 3 

18 января 

 3 

4 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

19 января 

 3 

20 января 
(суббота) 

 3 

5 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

21 января 
(воскресенье) 

 3 

22 января 

 3 

6 января 
(суббота) 

 0 

23 января 

 3 

7 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

24 января 

 3 

25 января 

 3 

8 января 
(выходной день)

 0 

26 января 

 3 

9 января 

 1 

27 января 
(суббота) 

 3 

10 января 

 2 

28 января 
(воскресенье) 

 3 

11 января 

 2 

29 января 

 2 

12 января 

 3 

30 января 

 2 

13 января 
(суббота) 

 3 

31 января 

 2 

Итого 62 

Определим среднюю численность сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера.

Формулы списочной и среднесписочной численности

Годовая ССЧ – это сумма ССЧ всех месяцев, разделенная на 12:

ССЧ_год = (ССЧ_янв + ССЧ_фев + … + ССЧ_дек) / 12

При этом, даже если компания вела деятельность только несколько месяцев в течение года (например, открылась в сентябре, то есть отработала 4 месяца), делить нужно на полное их число – 12.

Чтобы рассчитать месячную ССЧ, сложим списочные численности (СЧ) за каждый день месяца (включая нерабочие) и разделим на общее количество дней.

Например, за январь 2019:

ССЧ_янв = (СЧ_1янв + СЧ_2янв + … + СЧ_30янв + СЧ_31янв) / 31

Списочная численность – это количество сотрудников (оформленных официальным трудовым договором и получающих з/п) в компании на конкретное число месяца. В том числе, тех, кого в этот день приняли на работу, кто отсутствовал на рабочем месте (из-за командировки, по болезни), кто работает удаленно.

Исключаются из СЧ:

• уволенные в этот день;
• военнослужащие и адвокаты;
• привлеченные по внешнему совместительству;
• направленные на обучение по инициативе компании;
• оформленные по гражданско-правовым договорам.

База для расчёта среднесписочной численности

Среднесписочная численность сотрудников фирмы должна рассчитываться на базе табельного учёта. Фирма должна ежедневно учитывать списочную численность своих сотрудников в табелях рабочего времени. В состав списочной численности необходимо включать следующих работников компании:

• Вышедшие на работу и выполняющие свои трудовые обязанности сотрудники;
• Имеющие в данный день месяца выходной, по графику работы предприятия;
• Получившие выходной или день отдыха в соответствии с ТК РФ (за переработку, работу в выходные и праздники т.п.);
• Персонал, не вышедший на работу в учитываемый день связи с болезнью, находящиеся в отпуске любого вида или в командировке;
• Персонал, находящийся в учебном отпуске, но только когда за работником сохраняется заработная плата;
• Работники, не присутствующие на рабочих местах по причине прогула;
• Находящиеся на работе, но фактически не работающие из-за простоя, или находящиеся в забастовке работники;

Рассчитаем среднесписочную численность

Методы исчисления среднесписочной численности

ССЧ предприятия можно рассчитать, используя один из двух методов расчета:

• прямой;
• упрощенный;

Рассмотрим оба этих способа на примере ООО «Гарант».

Все работники ООО «Гарант» приняты на полный рабочий день. В мае 2015 года ими отработан:

Считаем списочный состав за месяц

Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».

Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.

Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:

На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:

• с 1 по 10 января – 10 чел.
• с 11 по 29 января – 25 чел.
• с 30 по 31 января – 20 чел.

Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.

Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2021 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?

Похожие записи:

• Повышение пенсии инвалидам 1, 2 и 3 группы и индексация ЕДВ в 2023 году
• Могут ли долги родителей списать с детской карты?
• Больничный: как оплачивается и как рассчитать. Общая формула расчета