Транспортная накладная в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Транспортная накладная в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку это учетный документ, то следует соблюдать нормы его оформления. Он в обязательном порядке будет задействован в бухучете, если удостоверяет реальный факт хозяйственной жизни предприятия. Нельзя недописать информацию в нужных ячейках, делать простые помарки поверх готового варианта, неточно представлять здесь информацию и пр. Исправления должны заверяться с простановкой даты их внесения. Ответственные лица расписываются и оставляют здесь свои Ф.И.О. Первичную документацию разрешено составлять на бумажном носителе или хранить в виде электронного экземпляра. Но поскольку здесь идет речь о сопроводительном документе, то он делается исключительно в бумажной версии. Его предстоит доставить по условленным адресам и собрать подписи.
Электронная транспортная накладная
С 1 января 2022 года электронные транспортный накладные наделены таким же статусом, как и документ, оформленный на бумаге.
Транспортная накладная, выданная в электронной форме, также предназначена для подтверждения заключения договора перевозки. Ее форма приведена в приложении № 4 к постановлению правительства от 30.11.2021 № 2116, но формат электронной транспортной накладной должна разработать ФНС.
Чтобы подписать электронную транспортную накладную водитель может использовать простую электронная подпись или усиленную неквалифицированную электронная подпись. Но при последнем варианте документ надо дополнительно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью перевозчика.
Электронную транспортную накладную нужно направлять в государственную информационную систему «Электронный перевозочные документы». Порядок направления электронной транспортной накладной в эту систему разработает и утвердит правительство.
Если компания подключена к системе и перешла на электронный документооборот, бухгалтерии не нужно распечатывать транспортные накладные и хранить их на бумаге.
Выше упоминалось понятие ТОРГ-12. Это форма Т-накладной (а именно «товарная»). Она стандартизирована на государственном уровне. Здесь также присутствуют столбцы и строчки со значением, которые следует заполнить. Предоставляется частная информация об участниках и используется общероссийская кодировка.
ТТ-накладная оформляется, если для доставки привлекается транспорт (с его полным описанием), а с вышеупомянутой можно обойтись и без него. Первую разрешено использовать при совершении продаж и при простом перемещении груза. А вторая требуется исключительно при наличии товарно-денежных отношений. Она более обширна и включает много сведений (в т.ч. условия совершения сделки, количество ТМЦ, стоимость, НДС).
Кроме того, существует другое понятие ТН («транспортная»). Предназначена для автогрузовой перевозки.
Транспортная накладная: когда применяется?
Документ оформляют при автомобильных грузоперевозках. Например, когда продавец на своем транспорте осуществляет доставку товара покупателю. Или для транспортировки привлекается третье лицо — экспедиторская компания-перевозчик. В накладной фиксируются стороны, участвующие в перевозке (отправитель, перевозчик, получатель) и ее условия.
Необходимость оформления в таком случае специального документа прописана в п.7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление № 2200, далее — Правила).
Новая транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. Если такого договора нет, то и накладная не оформляется. Например, когда владелец товара фрахтует автомобиль и при этом сам сопровождает груз. В таком случае вместо накладной подписывается заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Если компания просто перевозит свой товар с одного склада на другой, оформляется путевой лист.
Ответственность за искажение транспортной накладной
За указание ложных сведений или отсутствие обязательной информации в ТН о свойстве груза, его массе, состоянии, габаритах, степени опасности, а также о необходимых мерах предосторожности при перевозке грозит наказание. Его размер определяется законом №259-ФЗ от 8 ноября 2007 года «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Ответственность за ложную информацию в транспортной накладной или непредоставление необходимых сведений несет грузоотправитель. За совершение данного нарушения грозит штраф в размере 20% от провозной платы. Кроме того, отправитель должен будет возместить ущерб, нанесенный перевозчику.
Водителю грозит штраф в размере 500 рублей за транспортировку груза без ТН в соответствии со ст. 12.3 КоАП (часть 2).
Общие правила заполнения накладной
Для начала разберём общее оформление транспортной накладной и пример заполнения для всех участников сделки:
- В документе важно заполнить следующие данные:
- информация о грузоотправителе, перевозчике и получателе;
- дата отправки груза;
- стоимость перевозки груза.
Правила заполнения ТН для перевозчика
Далее рассмотрим, как заполнить транспортную накладную (образец для перевозчика).
От компании, занимающейся перевозкой, требуется заполнить разделы с 8 по 11, 13, 15 и 16. Он также подписывается под разделом 6 — подтверждая приём груза и под разделом 7 — подтверждая сдачу.
Раздел 8. Данное поле заполняется информацией, касающейся требований перевозки. Говоря конкретнее, здесь прописываются признаки утраченного груза, размер платы за хранение, санкции за невывоз груза, задержку и прочее. Поле можно оставить пустым, тогда условия будут определяться по общим правилам Устава автомобильного транспорта.
Раздел 9. Здесь заполняется дата приёма заказа, ФИО, должность и подпись принявшего заказ сотрудника.
В разделе 10 прописываются данные о перевозчике (по типу сведений об отправителе): полное название организации или ФИО физлица, ИНН, адрес, контакты. В дополнительной графе — данные водителя.
Электронные транспортные накладные
С 1 марта 2022 года будет запущена программа для оформления транспортных накладных в цифровом варианте. Сокращенно такой документ будет называться ЭТрН. Обмен данными будет происходить через систему электронных перевозочных документов, к которой можно присоединиться уже с января. В этом году переход на электронный документооборот в области грузоперевозок будет добровольным, однако с 2023 года он станет обязательным.
Алгоритм пользования данной системой будет следующим:
Грузоотправитель сможет составить ЭТрН и загрузить её в специальную систему — ГИС ЭПД — через оператора. Получателю придёт уведомление о том, что груз вышел к нему;
Как только груз достигнет точки назначения, получатель откроёт документ в системе и поставит отметку о получении груза.
Данные документы будут подписываться электронной подписью.
Покупатель может быть одновременно и грузоотправителем, и грузополучателем
Наша организация-покупатель по договору поставки сама забирает товар со склада поставщика. Для этого мы нанимаем перевозчика. Поскольку наш поставщик к договору перевозки отношения не имеет, он отказывается расписываться и ставить печать в транспортной накладной как грузоотправитель. Если наша организация укажет себя и в качестве грузоотправителя, и в качестве грузополучателя, это будет правильно? Какие пункты накладной нам надо заполнить? Нужно что-либо указывать про нашего поставщика, например пункт погрузки? Где-то в новой транспортной накладной надо указывать, кто является заказчиком перевозки, кто оплачивает услуги перевозки?
И.В.Егорова, г. Пенза
То, что ваш поставщик отказывается расписываться и ставить печать на транспортной накладной, правильно. Он и не должен этого делать. Ведь его обязанности по поставке товара считаются исполненными в тот момент, когда товар со склада забираете вы (покупатель) или перевозчик . И тот факт, что поставщик является фактическим грузоотправителем, никакого значения не имеет. Ведь транспортная накладная — это договор перевозки. Ее составляет тот, кто нанимает транспорт . И в вашей ситуации вы будете и грузоотправителем, и грузополучателем в одном лице. Вам в транспортной накладной нужно заполнить данные и за грузоотправителя, и за грузополучателя, то есть п. п. 1 — 7, 16, 17 . Транспортную накладную можно составить в двух экземплярах (а не в трех) — для себя и для перевозчика. А потом передать оба экземпляра перевозчику, чтобы он заполнил свои данные.
Однако на деле у вас могут возникнуть проблемы с заполнением п. 3 «Наименование груза», п. 4 «Сопроводительные документы на груз» и п. 6 «Прием груза». Ведь для того чтобы заполнить их заранее, вы должны знать: адрес места погрузки, дату и время подачи автомобиля под погрузку, фактические дату и время прибытия автомобиля, фактическое состояние груза, тары, упаковки, маркировки, массу груза и количество грузовых мест, номера и серии сертификатов на груз и т.п. В принципе, вы можете действовать так.
Вариант 1. Отправить своего работника на склад поставщика, чтобы он сам принял товар по товарной накладной ТОРГ-12 , а после этого передал товар по транспортной накладной водителю перевозчика. Тогда ваш сотрудник сам заполнит п. п. 3, 4 и 6 накладной. В п. 6 он укажет реальный адрес приема груза, то есть адрес склада поставщика.
Вариант 2. Выдать доверенность представителю перевозчика (например, водителю) на принятие вашего груза и его перевозку . Тогда п. п. 3, 4, 6 транспортной накладной заполнит водитель. И в п. 6 (подпись и печать грузоотправителя) он поставит свою подпись. Поскольку он будет действовать по доверенности, в накладной не будет печати вашей организации, но около своей подписи ему нужно указать реквизиты доверенности. Копию этой доверенности нужно приложить к транспортной накладной.
В ТН можно указать обобщенное название товара
Мы продаем достаточно большой ассортимент продукции: разные консервы (тушенку, рыбные, овощные), кондитерские изделия (конфеты разных наименований, печенье, бисквиты) и т.д. Когда мы указываем наименование груза в ТОРГ-12, то разбиваем его по каждой позиции, например тушенка свиная, тушенка говяжья или все названия конфет. В результате у нас эта накладная на 20 — 30 страниц. Подскажите, какое наименование груза указать в п. 3 транспортной накладной, тоже подробное?
Н.В.Хрунова, г. Москва
Если номенклатура продаваемых товаров большая, то в п. 3 транспортной накладной можно написать обобщенное название груза, например консервы или кондитерские изделия. Этого вполне достаточно, ведь в п. 4 транспортной накладной есть ссылки на номер и дату ТОРГ-12 и другие документы, в которых все подробно расписано и которые вы передадите водителю вместе с ТН. Главное — следите, чтобы правильно было указано перевозимое количество коробок и вес груза. Такое заполнение товарной накладной не должно вызвать претензий у налоговиков.
Отличия новой ТН от прежней
Перечислим основные отличия новой ТН от прежней формы:
- в разделах 1, 1а, 2 и 6 при указании данных физлица вместо ИНН можно указывать паспортные данные (в остальном порядок заполнения прежний;
- в разделах 4, 9, 11 и 12 появилась оговорка о том, что их заполнение производится при необходимости (при наличии);
- в разделе 5 нужно указывать дополнительные сведения (маршрут перевозки, дату и время доставки груза, контактные данные лиц, по указанию которых может происходить переадресовка), а сведения о характеристике транспортного средства в данном разделе указывать не нужно — эту информацию требуется отражать в заказе (заявке) на перевозку грузов;
- в разделе 7 добавили тип владения «совместная собственность супругов», а также набор новых сведений: реквизиты документов, подтверждающих основания владения грузовым автомобилем, тягачом, а также прицепом или полуприцепом (для аренды и лизинга) и реквизиты спецразрешения и маршрут движения для движения тяжеловесного и крупногабаритного транспорта или перевозящего опасный груз;
- в разделе 8 нужно будет указывать новые данные: реквизиты лица, действующего по поручению грузоотправителя, осуществившего погрузку груза, с указанием реквизитов документа, подтверждающего полномочия, а также наименование организаций – владельцев объектов инфраструктуры пунктов погрузки и основания беспрепятственного доступа к ним;
- в разделе 10 появится новый реквизит: оговорки и замечания перевозчика о дате и времени прибытия/убытия, состоянии и массе груза и т. д.
Еще об одном важном изменении в форме новой ТН подробнее расскажем в следующем разделе.
Когда и зачем оформляют
Товарно-транспортную накладную в обязательном порядке выписывают в случае перевозки этилового спирта, алкогольной или спиртосодержащей продукции, причем независимо от того, перевозка происходит силами грузоотправителя или же он нанимает перевозчика. Оформление ТТН обязательно даже в случае, когда перевозка осуществляется между собственными складами или между обособленными подразделениями организации (о чем пишут в своих Письмах Росакогольрегулирование и Министерство финансов России).
ТТН можно составлять и при перевозке других грузов. Но расходы на доставку для налога на прибыль этот документ не подтверждает – нужна транспортная накладная. Ее оформляют при заключении договора перевозки автомобильным транспортом. Она подтверждает прием и сдачу груза перевозчиком и расходы на перевозку для налога на прибыль.
Особенности заполнения
Стандартизированный бланк ТТН удобен для заполнения, но прямого требования использовать только его в законе нет. Хозяйствующие субъекты вправе разрабатывать собственные формы ТТН. Однако важно корректно вписать в него все данные. Можно выделить следующие особенности заполнения:
- В первую очередь, должен быть указан номер ТТН и проставлена дата её оформления;
- В строке «Грузоотправитель» указывается учредительная информация об организации, которая осуществляет отправку ТМЦ (полное название, адрес места расположения, контакты).
- В строке «Грузополучатель» указывается аналогичная информация, только о компании, которая будет принимать товарно-материальные ценности.
- Справа необходимо прописать кода ОКПО для всех участников правоотношений. Это специальный классификатор, действующий в РФ, классифицирующий организации и предприятия.
- В зависимости от того, какая сторона или же третье лицо будут оплачивать транспортировку, заполняется графа «Плательщик».
- На этом этапе заполнение основной информации заканчивается. Далее следует товарная и транспортная части ТТН.
Важно помнить, что при наличии приложений, которые прикладываются к товарно-транспортной накладной, они в обязательном порядке отмечаются в ячейке для указания дополнительных листов.
Какой бланк использовать
Для заполнения существует один разработанный бланк ТТН. При этом, возможны различные вариации таких образцов – не принципиально, какой из вариантов бланка вы используете. В целом в связи с изменениями бланк ТТН изменился незначительно, но в нем появились некоторые показатели, которых не было ранее. Далее перечислим основные изменения:
- В разделе 1 «Грузоотправитель» предусмотрено место для отметки о том, что грузоотправителем является экспедитор;
- Добавлен раздел 1а, в котором при необходимости можно будет указать сведения о клиенте (заказчике организации перевозки груза);
- В разделе 3 «Груз» потребуется, помимо прочего, указать объявленную стоимость (ценность) груза и реквизиты документа, подтверждающего отгрузку товаров;
- В раздел 6 «Прием груза» нужно будет дополнительно внести сведения о лице, от которого забирается груз. Потребуется проставить подпись этого лица, а также при необходимости подпись перевозчика кто будет осуществлять транспортировку;
- Раздел 11 «Транспортное средство» дополнен сведениями о типе владения ТС («1» — собственность; «2» — аренда; «3» — лизинг).
При необходимости можно откорректировать накладную, все уточнения заверяются составителем (проставляется дата исправления, фамилия, инициалы и подпись составителя).
Порядок заполнения ТТН
В соответствии с Постановлением № 78 ТТН выписывается в четырех экземплярах. Первый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю.
Второй — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза.
Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта.
Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, транспортная организация прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
Более подробная инструкция о заполнении этой формы в нормативных документах отсутствует. В разделе 2 Инструкции № 156 были приведены разъяснения, но они относятся к форме № 1-Т, которая являлась приложением № 1 к данной Инструкции и была отменена Постановлением № 78.
Порядок работы с бланком ТТН, правила оформления
При оформлении документа к товарно-транспортной накладной (ТТН форма 1-Т) могут быть приложены: сертификаты на товар, свидетельства качества, паспорта и т.д. Главное указать в ТТН в разделе приложение.
Бланк ТТН является унифицированным документом, поэтому его заполнение строго регламентировано. Исключены помарки, неточности, а в пустых ячейках (где не требуется заполнение данных) проставляются прочерки.
Распечатывайте 4-е экземпляра накладной. Первый экземпляр для отправителя груза. Второй – для получателя. Третий и четвертый (уже со всеми подписями) – руководству транспортной организации, где третий экземпляр вместе со счетом на оплату возвращается грузоотправителю, а четвертый остается в бухгалтерском отделе перевозчика для учета.