26.02.2023

Требования к медицинским документам в сфере охраны здоровья

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования к медицинским документам в сфере охраны здоровья». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как организовать архив на предприятии

2. Срок хранения медицинской документации

3. Порядок хранения медицинской документации

4. Установленные сроки хранения медицинской документации

5. Начните с пересмотра документов и их классификации по важности

6. Особенности передачи ЭД в архив

7. Выбор подходящего места

8. Какие документы нужно хранить?

9. Используем цифровые технологии

10. КАКИЕ ДОМАШНИЕ ДОКУМЕНТЫ МЫ ДОЛЖНЫ ХРАНИТЬ?

Впрочем, Приказ № 1030 был отменен еще в 1988 году и так же как и письмо не имеет нормативной силы, содержа лишь рекомендательные нормы. Более важно, на наш взгляд, остановиться на сроке хранения медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у).

Как организовать архив на предприятии

Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.

Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Срок хранения медицинской документации

Следуя ФЗ No125 «Об архивном деле в Российской Федерации», медучреждение должно хранить медицинскую документацию на протяжении определенного времени. Эти сроки определяются следующими правовыми актами:

приказом Минкультуры РФ No558
перечнем Главархива СССР от 15 августа 1988 г. Перечень устанавливает срок хранения для медицинских карт амбулаторных пациентов – 5 лет, для медицинских карт пациентов стационара – 25 лет.
письмом Минздрава No13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации». Здесь говорится, что медицинские карты амбулаторного пациента и пациента стационара должны храниться в течение 25 лет, а медицинская карта маленького пациента – 10. Помимо этого, в письме указывается, что данные сроки должны применяться всеми медучреждениями до момента вступления в силу нового перечня документации.

Сроки хранения медицинской документации в клинике.

Наименование формы	№ формы	Срок хранения/год
Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации	001/у
Журнал учета приема беременных, рожениц и родильниц	002/у
Медицинская карта пациента стационара	003/у
Медицинская карта прерывания беременности	003-1/у
Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при клинике	007/у-02
Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому	007дс/у-02
Журнал записи стационарных вмешательств в стационаре	008/у
Сводная ведомость движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при клинике	016/у-02
Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому	066/у-02
История родов	096/у
История развития новорожденного	097/у
Журнал отделения (палаты) новорожденных	102/у
История развития ребенка	112/у
Обменная карта роддома, родильного отделения больницы. Сведения женской консультации о беременной	113/у
Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи	109/у
Карта вызова скорой медицинской помощи	110/у
Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему	114/у
Дневник работы станции скорой медицинской помощи	115/у
Индивидуальная карта беременной и родильницы	111/у
Медкарта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях	025/у
Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях	025-1/у
Медкарта ребенка	026/у
Контрольная карта диспансерного наблюдения	030/у
Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг	030-13/у
Журнал записи родовспоможения на дому	032/у
Медкарта пациента стоматологии	043/у
Медкарта пациента ортодонта	043-1/у
Журнал записи амбулаторных операций	069/у
Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы №086/у и №086-1/у)	086-2/у

Будь то телевизор или цифровая камера, все электрические приборы выпускаются с гарантией. Это наиболее стандартная категория документов в любом доме, причем такая, которую почти все складывают и хранят.

Большинство людей хранят в одной и той же папке не только гарантийный талон, но и инструкцию по применению. Прежде всего начнем с того, что выбросим все эти инструкции. Взгляните на них. Вы когда-нибудь ими пользовались?

На данный момент все мои клиенты выбросили большинство своих инструкций по применению, включая инструкции для компьютеров и камер, и никто из них не сталкивался из-за этого ни с какими проблемами. Если проблема все же возникает, люди, как правило, могут разрешить ее самостоятельно, немного повозившись со своим устройством, а решение для всего, с чем они не могут разобраться сами, легко найти в Интернете или в месте приобретения товара.

Вернемся к гарантийным талонам. Метод хранения, который я рекомендую, — вложить их все в одну-единственную прозрачную папку, не подразделяя на категории. Гарантийные талоны используются в лучшем случае раз в год, а то и вовсе никогда. Какой смысл тщательно сортировать и разделять их, когда так малы шансы, что они вообще понадобятся? Кроме того, если при поиске одного из них вам придется перебирать всю папку, это станет прекрасной возможностью выявить те талоны, по которым истек срок гарантии.

Организация хранения документов дома имеет свои особенности. Следует позаботиться о безопасности. Бумаги должны быть скрыты от глаз, а также защищены от повреждений. Если в доме живут дети, то документы надо размещать так, чтобы они не были доступны для них. Можно выбрать сейфы для дома, а также антресоли, верхние полки шкафа.

Следует учитывать, что рабочий стол не является безопасным местом. Из-за случайно пролитого кофе или сквозняка бумаги могут испортиться. Но если их помещать в ящики с ключом или потайным дном, то это защитит от повреждений.

Где хранить документы дома? Существует множество вариантов, но следует учитывать, что место должно быть доступным для хозяина. Часто бывают ситуации, когда нужно срочно достать некоторые бумаги. При чрезвычайном происшествии каждая секунда на счету. Сейчас для этого есть функциональные элементы интерьера, включающие специальные тайники. Ими являются полки с выдвижными ящиками, книги-сейфа, розетки-муляжи.

Порядок хранения медицинской документации

В соответствии с пунктом 12 части 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» медицинская организация обязана обеспечивать учет и хранение медицинской документации, в том числе бланков строгой отчетности.

Единый нормативно – правовой акт, определяющий порядок хранения медицинской документации в настоящее время отсутствует.

Нормы о порядке хранения медицинской документации содержаться в отдельных приказах по учетным формам. Интересно отметить, что Порядок заполнения учетной формы № 025/У «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях», утвержденный Приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 834н в отличии от ранее действовавшей Инструкции по заполнению учетной формы № 025/У-04 «Медицинская карта амбулаторного больного», утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 № 255 содержит гораздо меньше информации о порядке хранения данного документа (например, отсутствует норма о сроке хранения данного документа после смерти больного). При этом порядок заполнения учетной формы № 025/У содержит положение о том, что Карты в регистратуре медицинской организации группируются по участковому принципу, Карты граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, маркируются литерой «2Л».

Установленные сроки хранения медицинской документации

Общие сроки хранения медицинской документации в архиве регламентированы Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», а также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988.

Основным актом, определившим сроки хранения для медицинской документации в медицинской организации, является Приказ от 04.10.1980 № 1030. Однако, как уже было сказано ранее, данный приказ утратил силу и нормативным актом не является.

Сроки хранения медицинской документации также регламентированы отдельными нормативно – правовыми актами в области здравоохранения. Например, протокол паталого – анатомического вскрытия хранится в архиве медицинской организации, в которой проводится патологоанатомическое вскрытие, в течение срока хранения медицинской карты стационарного больного (медицинской карты родов, медицинской карты новорожденного, истории развития ребенка, медицинской карты амбулаторного больного) (форма 013/у) (п. 35 Приказа Минздрава России от 06.06.2013 № 354н).

Кроме того, на некоторые виды медицинской документации таковой срок не установлен (например, медицинская карта наркологического больного), однако, исходя из аналогии, следует, что срок хранения этого медицинского документа составляет 25 лет.

В общем и целом, в настоящее время установлены следующие сроки хранения по медицинской документации:

Вид медицинского документа	Срок хранения	Нормативно — правовой акт
Медицинские карты амбулаторных больных	5 лет	Перечень типовых документов от 15.08.1988
Медицинские карты стационарных больных	25 лет	Перечень типовых документов от 15.08.1988
История родов (форма 096/у)	25 лет	Приказ от 04.10.1980 № 1030
Решения врачебных комиссий	10 лет	Приказ от 05.05.2012 № 502н
Документы (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах	3 года	Перечень типовых документов от 15.08.1988
Заключительный акт обязательного периодического медицинского осмотра работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными (опасными) условиями труда	50 лет	Приказ от 12.04.2011 № 302н
Медицинская карта ребенка (форма 026/у)	10 лет	Приказ от 04.10.1980 № 1030
Журнал учета приема больных и отказа от госпитализации (форма 001/у)	25 лет	Приказ от 04.10.1980 № 1030
Журнал учета беременных, рожениц и родильниц (форма 002/у)	50 лет	Приказ от 04.10.1980 № 1030
Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре (форма 008/у)	Постоянно	Приказ от 04.10.1980 № 1030
Протокол патологоанатомического вскрытия	На срок хранения медкарты стационарного (амбулаторного) больного	Приказ от 06.06.2013 № 354н

Начните с пересмотра документов и их классификации по важности

Разложите перед собой все, что нужно систематизировать: личные документы, медицинские, финансовые, договоры на квартиру и автомобиль, инструкции, гарантии и даже просто бумаги, которые хочется сохранить на память, включая рисунки детей, фотографии, заметки с идеями и важной информацией.

Для хранения всех бумаг требуется много места. Поэтому на данном этапе мы будем разбирать все, что у нас есть, не забывая выбрасывать ненужное. Например, где-то срок гарантии уже закончился или у договора истек срок хранения.

Инструкции к купленным товарам и бумаги “на память” можно отсканировать или сфотографировать и перевести в электронный вид, чтобы хранить у себя на компьютере. А ко многим товарам есть электронные инструкции на сайтах производителей или интернет-магазинов. Попробуйте поискать инструкцию к купленному товару в интернете. Если она есть, сохраните ее на компьютере или телефоне, и тогда бумажный оригинал можно не хранить.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
Каждый из файлов проверяется на читабельность.
В опись включается запись о приеме-передаче.
Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Выбор подходящего места

При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место. Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.

Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда. Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.

Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления (фото).

Какие документы нужно хранить?

Любой современный человек имеет массу бумажек на все случаи жизни. Но далеко не каждую из них стоит хранить.

Перечислим документы, иметь которые дома нужно обязательно:

Список открывают паспорта и другие семейные документы. Например, завещания, свидетельства.
Справки, доверенности, расписки и прочее, связанное с недвижимостью и транспортом.
Грамоты, дипломы, аттестаты, сертификаты, подтверждающие наличие образования.
Бумаги, связанные с профессиональной деятельностью: трудовые книжки, договоры, контракты.
Результаты обследований, медицинские полисы и карточки.
Гарантийные талоны, чеки к бытовым приборам и мебели.
Связанные с налогами бумаги.

Отдельно можно выделить электронные документы или просто данные в цифровом формате. Как правило, они соответствуют одному из указанных выше пунктов и тоже подлежат хранению.

Используем цифровые технологии

Инструкции к лекарствам, приборам и оргтехнике занимают много места. Гораздо проще хранить их в электронном виде. Для этого нужно найти те же сведения в интернете и сверить их с имеющимися на материальном источнике, что убедиться в идентичности. Можно просто сфотографировать инструкции и сохранить их в папке на компьютере. Только выделить последнюю нужно так, чтобы точно ненароком не удалить. Еще одну копию получившихся файлов лучше записать на внешний носитель, например карту памяти, или отправить в облачное хранилище.

На всякий случай можно отсканировать и остальные документы. Но тогда стоит озаботиться безопасностью электронной системы от возможной хакерской атаки. Никому не понравится утечка личных данных в интернет.

Кстати, использование компьютера или мобильного телефона удобно для отслеживания сроков действия бумаг. Достаточно просто ввести нужные даты в «календарь», чтобы электронное устройство оповестило об окончании периода актуальности конкретной корочки. Затем останется лишь избавиться от ненужной бумаги.

Пожалуй, главное правило хранения документов дома звучит просто: тщательность и регулярность работы с домашними бумагами – залог того, что нужный документ не потеряется в самый важный момент.

Не все документы стоит хранить. Но существует много бумаг, которые каждый из нас должен иметь при себе. Держать их нужно в безопасных и укромных, но достаточно легкодоступных местах. Можно сделать электронные и обычные копии документов – вероятно, они пригодятся. В любом случае аккуратное хранение и тщательная сортировка бумаг помогут сохранить их в целости.

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы — это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос — как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

КАКИЕ ДОМАШНИЕ ДОКУМЕНТЫ МЫ ДОЛЖНЫ ХРАНИТЬ?

Прежде всего, имеет смысл все документы достать и придумать для себя систему категорий, по которым можно все документы рассортировать.

Например:

личные документы: паспорт, пенсионное свидетельство, ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты и иные удостоверения личности)
семейные документы: свидетельство о браке, рождении.
рабочие документы: трудовая книжка, резюме, трудовой договор.
медицинские документы: полис ОМС, полис ДМС, пенсионное, справки.
документы на недвижимость: документы на квартиру, акт купли-продажи, договор об аренде.