Потеряна трудовая книжка: что делать
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Потеряна трудовая книжка: что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Ситуации, когда требуется восстановление
Ситуации, при которых может требоваться восстановление документа, подтверждающего стаж, разнообразны.
Среди них могут быть:
- утеря книжки самим работником;
- утеря работодателем;
- порча бланка трудовой книжки (например, в результате механического повреждения).
Отдельно закон указывает на ситуации, когда она бывает утеряна в результате непредвиденного, форс-мажорного происшествия.
Во всех вышеперечисленных случаях важно своевременно начать восстановление документа, поскольку его наличие необходимо для:
- Трудоустройства. Трудовая книжка является обязательным документом при оформлении трудовых отношений.
- Подтверждения опыта работы. Многие работодатели, при подборе персонала на некоторые должности, требует от потенциальных сотрудников определенного опыта работы по специальности.
- Подтверждение стажа работы. При обращении в ряд государственных органов, в частности в Пенсионный фонд России, трудовая книжка является единственным подтверждением, который содержит необходимые сведения о периодах осуществления рабочей деятельности.
Итак, восстановление трудовой книжки — дело довольно непростое.
Однако по чьей бы вине ни случилась «потеря», не стоит переживать — утраченный документ, оформляющий профессиональную биографию, всегда можно восстановить.
Единственная разница в том, что если вы сами потеряли документ, то писать запросы, обходить предыдущие места работы и архивы придется вам, а если утрата произошла по вине работодателя, то необходимые документы должен собрать представитель организации.
Но для того, чтобы это было легче сделать, заранее, на всякий случай, держите дома ксерокопию, которую стоит обновлять всякий раз при смене работы, заверяя ее у начальника отдела кадров.
А если опыт работы был небольшой, можно оформить новую трудовую книжку, и не мучить себя бюрократическими процедурами. В конце концов, пенсия сейчас зависит не от трудового стажа, а от пенсионных отчислений, и если вам не более 30 лет, то трудовая книжка (или ее отсутствие) на размер будущей пенсии не повлияет.
Что делать, если потерял трудовую книжку?
Если трудовая книжка была утеряна работником после увольнения, ему следует обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работодатель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления.
При поступлении на новое место работы работнику, у которого нет трудовой книжки, новый работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа.
В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него работе, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других периодах, в частности о периоде военной службы (ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации; п. п. 10, 20, 21 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
Как оформлять утерянную трудовую книжку
Новая трудовая книжка взамен утерянной, в рамках норм ПП №225 не выдается. Однако при желании работник может ее оформить самостоятельно, особенно, если предыдущих мест труда было всего несколько. Так, гражданин может купить чистый формуляр в книжном магазине и поэтапно посетить прежние места работы с просьбой о внесении записей о приеме и увольнении.
Преимуществом подобного шага является тот факт, что каждая запись будет полной и заверенной мокрой печатью компании, что предотвратит вопросы о достоверности внесенных сведений уже в процессе оформления пенсии. Если же рабочих мест, как и работодателей, было много, а общий стаж достаточно внушительный, восстановить книгу в прежнем виде будет достаточно затруднительно, поэтому желательно обратиться за помощью по последнему месту работы.
Почему может быть утеряна трудовая книжка?
Для многих очевидно, что трудовая книжка является важнейшим документом при трудоустройстве. В ней содержится трудовой стаж сотрудника, который говорит о его профессионализме. Но и помимо этого она сможет довольно много сказать о своем владельце.
Без наличия трудовой книжки практически невозможно устроиться на новую работу. Но что же может являться причиной утери трудовой книжки работодателем? Возможны несколько вариантов:
- Стандартная утеря по неосторожности;
- Утрата в результате кражи. Причем стоит учитывать, что ответственность будет нести тот человек, у которого находился документ. Так как мы рассматриваем случаи утраты руководителем, то и кража должна быть совершена непосредственно у него;
- Утеря, причиной которой являются различные катастрофы (стихийные бедствия) или же нестандартные ситуации. К таковым возможно отнести наводнения, аварии, пожары и даже некие действия третьих лиц.
Помимо вышеуказанного, работодатель может и намеренно не отдавать трудовую книжку. Подобное является уже не утерей, а умышленным сокрытием.
Утеря может считаться по вине работодателя только в том случае, если на тот момент трудовая книжка находилась непосредственно у него. Если же она была у работника, вне зависимости от обстоятельств, то виновным в утере будет сотрудник. А значит, ответственность будет нести именно он.
Утеря трудовой книжки из-за работодателя
Утеря трудовой книжки из-за работодателя может быть связана с разными причинами, например, вследствие пожара на предприятии, ограбления, недобросовестного хранения документов и потери их в процессе переезда организации в другое помещение.
Тогда ответственность за весь процесс восстановления ТК целиком и полностью возлагается на работодателя. От сотрудника не требуется предоставления укомплектованного пакета документов или составление заявления с прощением сделать дубликат.
Если по каким-либо причинам (стихийные бедствия, непредвиденные ситуации) ТК всех сотрудников организации были потерны, должна быть создана специальная комиссия, для обращения на предприятия, на которых ранее работали сотрудники, с запросами о предоставлении архивных справок и всех требуемых сведений.
Что делать, если трудовая книжка утеряна по вине работодателя
Важная информация
Если работодатель просто утерял вашу трудовую книжку, то вы вправе привлечь его к административной ответственности в виде штрафа от 1000 до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей, а для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей, либо приостановление своей деятельности на срок до трех месяцев.
Теперь мы подробнее расскажем вам, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку по халатности или вследствие непредвиденных ситуаций. В таких случаях создается специальная комиссия. Она формируется из незаинтересованных лиц — сотрудников других отделов компании, членов профсоюза, представителей органов исполнительной власти. Если комиссия установит вину работодателя, он будет обязан восстановить документ в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления от сотрудника.
На каких основаниях вносятся записи в новую трудовую?
Потеря трудовой книжки может превратить вашу жизнь в сущий кошмар. Ведь придется поднимать документы за все время трудового стажа и переносить их в новый документ. Вполне логично, что все сведения, содержащиеся в трудовой, должны быть официально подтверждены. Основанием для внесения записи будут считаться:
- трудовые договоры и соглашения;
- справки и выписки из архивов о работе в организациях, которые в нынешнее время не работают;
- справки из мест бывшей трудовой деятельности, подписанные руководством;
- выписки из приказов, благодарностей и т. д.;
- ведомости о выплате зарплаты, в том числе распечатки с банковской карты, копии чеков и т. д.;
- постановление судебных инстанций об установлении стажа.
Что делать при ликвидации предприятия
Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.
Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.
Работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать?
В этом случае необходимо подать работодателю письменное заявление о выдаче дубликата. Остальные хлопоты по восстановлению сведений закон возлагает на предприятие. Однако, в реальности здесь возможны два исхода событий:
1.Признание работодателем своей вины и его самостоятельная с содействием в новом трудоустройстве: выдачей характеристики на работника, копии трудового контракта, справки об утере трудовой книжки.
2.Сопротивление работодателя и попытка уйти от ответственности.
В первой ситуации все понятно. Если же работодатель потерял трудовую книжку, что делать в случае его недобросовестности? Выход один – обращение в суд за восстановлением документа, а также получением материальной и моральной компенсации.
Неприятности, которые могут произойти с книжкой
Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.
Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:
- потерять сам работник;
- потерять отдел кадров организации;
- потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
- привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.
Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.
Трудовое законодательство устанавливает определенный порядок трудоустройства человека. В качестве обязательных документов соискатель обязан предоставить трудовую книжку. Именно в ней будет произведена запись о его приеме на работу, а также о дальнейших действиях сотрудника. На протяжении всего времени, пока человек является сотрудником определенной организации, его книжка хранится у работодателя.
Выдача книжки осуществляется в последний рабочий день, когда человек увольняется. В случае необходимости предъявления этой книжки в другие государственные или частные организации работодатель должен предоставить выписку или заверенную копию документа. Оригинал книжки может быть выдан сотруднику только в случае необходимости предъявления ее в Соцстрах. В остальных случаях книжка выдаче не подлежит.
Также Трудовое законодательство регламентирует порядок получения новой книжки и восстановления старой. Установлены основные причины утраты документа:
- потеря его самим владельцем;
- потеря работодателем;
- кража документа;
- порча книжки;
- массовая утрата документов в связи с форс-мажорными обстоятельствами.
В любом из перечисленных случаев необходимо действовать для получения книжки. Так как это юридический документ и без него невозможно официально трудоустроиться.