Возмещение командировочных расходов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение командировочных расходов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

1. Суточные для командированных сотрудников исчисляются с учетом предельных норм, установленных НК РФ, 700 и 2500 рублей в сутки соответственно для внутренних и зарубежных поездок.
2. В ЛНА коммерческой фирмы могут прописываться любые суточные, но сверхнормативные суммы облагаются НДФЛ и взносами, кроме взносов «на травматизм».
3. По налогу на прибыль и при системе НО «доходы минус расходы» суточные берутся полностью в налоговую базу.
4. Командированный на один день, без выезда за рубеж, может не получить суточные, если иное не прописано в ЛНА. Облагать ли такую выплату НДФЛ, вопрос спорный – налоговая служба отвечает на него положительно, тогда как судебные органы обложение считают противозаконным. Норматив суточных однодневных зарубежных поездок установлен 50%, эти суммы нужно выплачивать.
5. Суточные работнику перед поездкой должны быть авансированы, а после предоставления им авансового отчета и подтверждающих документов — пересчитаны до фактических значений.
6. Расчеты с работником корректируются в сторону доплаты или возврата выданного излишка средств. Расходы признаются на день утверждения авансового отчета.
7. Суточные для работников бюджетной, муниципальной сферы выдаются с учетом нормативных документов и актов соответствующих властных структур.

Суточные в заграничных командировках.

Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.

Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.

В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.

Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.

Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.

Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Выплата суточных при командировках в 2022 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.

Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.

При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.

Расчет суточных с учетом времени на проезд

Допустим, работник направлен в командировку. Самолет вылетает в 00-30 ночи. Весь следующий день работник находится в командировке и в 22-30 вылетает обратно. Самолет приземляется в 23-30. Как считать дни для суточных?

Очевидно, для того, чтобы добраться до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, сотрудник должен выехать заранее, т. к. регистрация на самолет заканчивается в основном за 1 час до вылета. Поэтому день накануне вылета входит в дни командировки.

Аналогично – по времени прилета. Несмотря на то, что самолет приземляется в 23-30, некоторое время самолет завершает руление, а дальше пассажиры проходят контроль и получают багаж. Таким образом, глубоко за полночь работник доберется до дома. В данном случае речь об однодневной командировке идти не может. Суточные будут рассчитаны за 3 дня.

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

Суточные в составе расходов

Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.

Налог	Учитываются в составе расходов
Налог на прибыль	· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ); · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок)
УСН «доходы минус расходы»	Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита

Суточные расходы в командировке

Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».

Компенсация расходов на проезд к месту командировки и обратно

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» (с изменениями и дополнениями) компенсация расходов производится при условии, что командированный работник воспользовался следующими транспортными ресурсами:

• железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса
• автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
• железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
• водным транспортом — в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
• автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Порядок возмещения командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

• при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;

• даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;

• при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);

• при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Документальное оформление

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Суточные при загранкомандировках

При служебных поездках за границу работнику оплачивают суточные за каждый день, которые он проводит в поездке. В эти дни также включаются выходные, праздники и дни в пути.

Важно! При однодневных зарубежных поездках работнику выплачивают суточные только в размере 50% от положенного (Положение №749).

В том числе суточные выплачиваются и за дни болезни работника в поездке. Причем, если продолжительность болезни превысила длительность командировки, то суточные придется доплатить. Доплачивают суточные также и в том случае, если работник в командировке задерживается, но только если такая задержка согласована с работодателем.

В том случае если работник возвращается позже положенного времени из командировки по собственной инициативе, то суточные за дни задержки выплачиваться не нужно. Работник может задержаться, например, в том же городе по собственным нужном или уехать из места поездки в отпуск. Такой же порядок действует и в том случае, если по своей инициативе работник отправился в служебную поездку раньше положенного времени.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2021 г. № 243-ФЗ) .

Похожие записи:

• Договор купли-продажи автомобиля, мотоцикла, транспортного средства
• Как платить за квартиру: подробная инструкция по прохождению ЖКХ-квеста
• Алименты (от лат. alimentum — питание)