Кадровые документы в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.
Кадровый электронный документооборот: изменения в законодательстве
29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьёй 22.1, которая закрепляет возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без необходимости дублировать их на бумаге. Цель изменений — создание больших возможностей для удалённого трудоустройства.
Внесение поправок в Трудовой кодекс РФ позволяет гражданам устроиться на работу в другом городе и подписать трудовой договор, не посещая офис. Документы, необходимые отделу кадров, можно будет визировать дистанционно с помощью электронной подписи.
По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.
По результатам рассмотрения законопроекта, Президентом РФ Владимиром Путиным подписан Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ.
Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот, вступают в силу в следующем порядке:
- для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;
- для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.
Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:
-
воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;
-
развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.
Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.
Процесс интеграции включает следующие шаги:
-
Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;
-
Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;
-
Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;
-
Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;
-
Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.
Какая ответственность грозит за нарушения в кадровой отчетности
За нарушение обязательств по предоставлению отчетности в СФР грозят штрафы: 500 рублей — за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредставленный документ.
За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1–21.5 КоАП).
Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 000 до 70 000 рублей — на организацию и от 20 000 до 30 000 рублей — на руководителя.
Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:
- дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
- штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.
Такие нормы содержит статья 19.7 КоАП.
Обеспечение юридической значимости документов в КЭДО
Одним из важнейших компонентов сервиса КЭДО является возможность поддержки нескольких уровней ЭЦП, делающей цифровой документ легитимным.
Трудовое законодательство допускает использование для целей автоматизации кадровых процессов следующие системы:
- ЕЦП «Работа в России»;
- ИС работодателя.
ЕЦП «Работа в России» работает с ЭЦП, полученными через инфраструктуру электронного правительства (включая головной удостоверяющий центр Минцифры РФ, портал Госуслуг). Работодатели в этой системе получают право подписывать документацию усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной электронной подписью (УКЭП и УНЭП). Работники имеют право подписывать все проходящие через ЕЦП «Работа в России» документы любой из имеющихся у них подписей – ПЭП, УНЭП или УКЭП.
Если работодатель ведет цифровой документооборот в другой ИС (собственной разработки либо на покупной специализированной платформе КЭДО), то применение каждого вида ЭЦП регламентируется разновидностью подписываемого документа.
Должностное лицо работодателя подписывает:
- УКЭП – любые документы;
- УНЭП – все документы, кроме:
o договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;
o распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;
o уведомлений об изменении условий трудовых договоров.
Работники в таких ИС имеют право подписывать с помощью УКЭП и УНЭП (если они у них есть) любые документы. Для простой электронной подписи (ПЭП) и ЭЦП, сгенерированной работодателем в своей системе при приеме человека на работу, имеются ограничения. Их запрещено применять для подписания:
- договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;
- заявлений на увольнение или заявлений об их отзыве;
- согласия при переводах;
- распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;
- уведомлений об изменении условий трудового договора.
Готовые программные решения для КЭДО учитывают указанные требования, обеспечивающие юридическую значимость документов.
Полный перечень и важность
При ведении деловой деятельности ООО важно иметь полный перечень кадровых документов, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства и эффективное управление персоналом. Ниже представлен полный перечень документов, необходимых для работы ООО в 2024 году.
| Название документа | Важность |
|---|---|
| Трудовой договор | Обязательно |
| Приказ о приеме на работу | Обязательно |
| Анкета сотрудника | Рекомендуется |
| Приказ о переводе на другую должность | Рекомендуется |
| Заявление об увольнении | Обязательно |
| Табель учета рабочего времени | Обязательно |
| Опись личного дела | Обязательно |
| Справка о заработной плате | Рекомендуется |
| Соглашение об материальной ответственности | Рекомендуется |
| Акт приема-передачи работника | Обязательно |
Документы в 2024 году
В 2024 году важность правильного оформления и хранения кадровых документов для ООО будет оставаться на высоком уровне. В условиях растущего внимания к правам сотрудников и усиления контроля со стороны государства, компании все чаще сталкиваются с потребностью в соответствии с законодательной базой.
Важность документов для ООО в 2024 году связана с необходимостью обеспечить прозрачность и законность деятельности компании, защитить интересы сотрудников и предотвратить возможные негативные последствия в случае проверки со стороны контролирующих органов.
В перечень кадровых документов для ООО в 2024 году входят:
- Трудовые договоры — оформляются с каждым сотрудником и содержат важную информацию о трудовых отношениях, правах и обязанностях сторон.
- Приказы о приеме и увольнении — необходимы для оформления поступления и увольнения сотрудников, а также установления оснований для возможных изменений в трудовом договоре.
- Табель учета рабочего времени — представляет собой документ, в котором фиксируется отработанное каждым сотрудником рабочее время и используется для расчета заработной платы.
- Личные дела сотрудников — содержат полную информацию о каждом сотруднике, включая копии документов, подтверждающих его квалификацию, образование и медицинское состояние.
Эффективное ведение и хранение кадровых документов обеспечивает основу для успешного управления персоналом и соблюдение требований законодательства.
Справка о заработной плате, документ о размере и выплате заработной платы
В справке о заработной плате указывается размер основной заработной платы, а также все дополнительные выплаты и надбавки, которые сотрудник получает в рамках своей работы. При составлении справки используются общепринятые формы и основные правила учета и расчета заработной платы.
Справка о заработной плате является важным документом при оформлении и продлении кредитов, а также при рассмотрении заявок на получение различных льгот и пособий. Она помогает банкам и органам социальной защиты определить финансовую составляющую семьи или индивидуального заявителя.
Вместе с справкой о заработной плате может требоваться также и документ о размере и выплате заработной платы. Этот документ содержит информацию о дате, сумме и порядке выплаты заработной платы сотруднику.
| Дата выплаты | Размер заработной платы | Дополнительные выплаты и надбавки |
|---|---|---|
| 10.01.2024 | 50 000 рублей | Надбавка за переработку — 5 000 рублей |
| 25.01.2024 | 55 000 рублей | Надбавка за выслугу лет — 7 000 рублей |
Документ о размере и выплате заработной платы позволяет контролировать правильность и своевременность выплаты заработной платы сотрудникам. Он также может быть использован в случае возникновения споров о выплатах и служить доказательством в трудовых и судебных разбирательствах.
Порядок оформления кадровых документов в 2024 году
В 2024 году порядок оформления кадровых документов остается важной задачей для организаций. Комплект документов необходим для формирования и подтверждения личных данных сотрудников, а также для соблюдения требований законодательства.
При составлении кадровых документов в 2024 году следует учесть следующие требования и порядок их оформления:
- Трудовой договор: каждый сотрудник должен иметь заключенный трудовой договор с организацией, в котором указаны условия работы, должностные обязанности и прочие важные моменты. Договор должен быть составлен в письменной форме и подписан сторонами;
- Заявление на прием на работу: сотрудник предоставляет заявление о желании быть принятым на работу в организацию. Заявление может быть составлено в свободной форме, но должно содержать необходимую информацию о сотруднике, его контактных данных и желаемой должности;
- Личная карточка сотрудника: в кадровых документах необходимо иметь личную карточку сотрудника, где указаны его ФИО, дата рождения, место жительства и прочие личные данные. Карточка должна быть заполнена по установленной форме и содержать актуальную информацию;
- Трудовая книжка: каждому сотруднику в 2024 году должна быть выдана трудовая книжка. В ней фиксируются все изменения в рабочей жизни сотрудника, такие как периоды работы, переводы на другую должность, изменение заработной платы и т.д. Книжка должна быть оформлена в соответствии с требованиями трудового законодательства;
- Должностная инструкция: для каждой должности необходимо составить должностную инструкцию, где указываются основные обязанности и требования к сотруднику. Инструкция помогает установить ясные рамки работы и определить ответственность сотрудника;
- Дополнительные документы: в зависимости от требований и особенностей организации, могут потребоваться дополнительные документы. Например, это могут быть акты о приеме на работу, соглашения об использовании конфиденциальной информации и другие документы, которые регулируют права и обязанности сотрудников.
Обратите внимание, что оформление и составление кадровых документов должно проводиться с соблюдением всех требований законодательства. Ошибки и неправильное оформление могут привести к юридическим проблемам и штрафным санкциям. Поэтому рекомендуется обращаться за помощью к специалистам в области кадрового делопроизводства для гарантированного соблюдения всех правил и требований.
Необходимые документы для перевода на другую должность
Переход на другую должность в организации может требовать предоставления определенных документов, подтверждающих компетенцию и квалификацию работника. Ниже представлен список основных документов, которые могут потребоваться при переводе на новую должность:
- Резюме: обновленное резюме поможет работодателю получить подробную информацию о твоем опыте работы, образовании и навыках.
- Заявление: в заявлении следует указать причину желания перевестись на новую должность и обосновать свою компетенцию для этой должности.
- Трудовая книжка: это важный документ, который подтверждает твой опыт работы и предыдущие места занятости.
- Справка о зарплате: в некоторых случаях работодатель может потребовать справку о текущей заработной плате для оценки финансовых ожиданий.
- Дипломы и сертификаты: предоставление копий дипломов, аттестатов, сертификатов и других документов об образовании и профессиональном обучении может помочь в подтверждении твоих квалификаций для новой должности.
Это лишь общий список возможных документов, которые могут потребоваться при переводе на новую должность. В каждой конкретной организации могут быть свои особенности и дополнительные требования. Перед переводом на другую должность важно обратиться к HR-отделу или руководителю для получения подробной информации о требуемых документах и процедуре перевода.
Необходимые требования к заполнению кадровых документов
Для правильного и полноценного заполнения кадровых документов в организации, необходимо учитывать следующие требования:
- Все поля в документах должны быть заполнены полностью и точно согласно предоставленной информации.
- Заполнять документы следует на русском языке, без сокращений и аббревиатур, в соответствии с правилами русской орфографии и пунктуации.
- Не допускается использование чернилок, гелевых ручек и других неустойчивых к выцветанию материалов. Рекомендуется использовать шариковые ручки с чёрным или синим стержнем.
- Подписи в документах должны быть сделаны только черными или синими ручками и четким почерком.
- Все даты в документах должны быть указаны в формате день/месяц/год, без сокращений и дополнительных символов.
- В случае использования фотографий в документах, они должны быть качественными, цветными, размером 3х4 см, сделанными на светлом фоне без надетых головных уборов и солнцезащитных аксессуаров.
- Все подписи, печати и штампы должны быть чёткими и разборчивыми, без помарок и исправлений.
- При обнаружении ошибок в заполнении документов, необходимо исправить их, сделав чёткие и разборчивые исправления, а также указать дату исправления и подпись, подтверждающую аутентичность исправления.
Соблюдение данных требований при заполнении кадровых документов в организации важно для обеспечения правильности и достоверности информации, а также для соблюдения формальных требований законодательства.
Документы, связанные с обучением персонала
В 2024 году организация должна обеспечить наличие следующих документов, связанных с обучением персонала:
| № | Наименование документа | Описание |
|---|---|---|
| 1 | План обучения | Документ, определяющий необходимые курсы и программы обучения для каждой категории работников. |
| 2 | Расписание обучения | Документ, содержащий информацию о датах и времени проведения обучающих мероприятий, а также о преподавателях. |
| 3 | Учебные материалы | Комплект материалов, необходимых для проведения обучения, включающий методические пособия, учебники, презентации и т.д. |
| 4 | Протоколы обучения | Документы, фиксирующие информацию о посещении сотрудниками обучающих мероприятий, проведении контрольных мероприятий и результаты их выполнения. |
| 5 | Анкеты оценки качества обучения | Документы, заполняемые сотрудниками после окончания обучения, с целью определения эффективности образовательных мероприятий. |
Приказы о приеме и увольнении
Приказы о приеме являются основополагающими документами при найме новых сотрудников. В них указывается основная информация о работнике, такая как ФИО, должность, дата приема, условия труда и прочие важные данные. Приказ о приеме обязательно передается сотруднику, а также может быть сохранен в личном деле работника.
Приказы о увольнении также имеют большое значение и регламентируют процедуру завершения трудового договора с работником. В этом документе указывается причина увольнения, дата и сроки, к которым работник должен покинуть организацию, а также другая важная информация, связанная с увольнением.
Важно отметить, что приказ о увольнении должен быть выдан работнику надлежащим образом и в установленные сроки, с соблюдением всех процедур и правил. При нарушении этих правил работник может обжаловать увольнение в соответствующие органы.
Таким образом, приказы о приеме и увольнении являются неотъемлемой частью кадровой документации в организации. Они обеспечивают юридическую защиту как организации, так и работников, и служат основанием для оформления различных документов, связанных с персоналом.
Изменения в системе обучения
С 2024 года в системе образования России произойдут несколько значимых изменений. Одним из ключевых моментов будет переход к модульной системе обучения. Вместо традиционного учебного года, учебный процесс будет организован по модулям, что позволит студентам более гибко планировать свое время и выбирать интересующие предметы. В рамках модульной системы также будет введена возможность накопления и переноса зачетных единиц между университетами.
Кроме того, с 2024 года вводится обязательное прохождение практики для всех студентов вузов. Это позволит студентам приобрести реальный опыт работы в выбранной сфере и подготовиться к будущей карьере. Практика будет организовываться как внутри учебного заведения, так и за его пределами, в реальных предприятиях и организациях.
Также в системе образования будет уделено больше внимания развитию профессиональных навыков студентов. В учебные планы будут включены дисциплины, направленные на развитие коммуникационных, предпринимательских и технических навыков, которые будут востребованы на рынке труда.
В результате этих изменений система образования будет более адаптирована к современным требованиям и потребностям студентов. Они смогут получить более гибкое и качественное образование, которое поможет им успешно начать свою карьеру и достичь личностного и профессионального роста.