Как заполнять путевые листы по новым правилам
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять путевые листы по новым правилам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.
Срок действия путевого листа
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Требования к заполнению путевого листа по форме 6-спец
Согласно Уставу автомобильного транспорта (ст.6 п.2) №259-Ф3 от 8 ноября 2007 г. применение путевого листа по форме 6-спец обязательно для тех копаний, которые занимаются перевозками. В отличие от них, индивидуальным предпринимателям, которые являются владельцами автобусов необщего пользования, оформлять путевку необходимо, исходя из таких соображений:
- в штате фирмы есть несколько водителей, которым рассчитывают зарплату, исходя из данных путевого листа;
- требуется снизить налоговое бремя путем списания расходов на бензин и снижен базы по прибыли;
- согласно требованиям ГИБДД, отсутствие у водителя в поездке путевого листа чревато наложением штрафа в 500 рублей.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
Где взять актуальный бланк путевого листа 2022
Существуют сервисы, на которых в режиме онлайн формируют лист, в соответствии с нормативными требованиями, беря в качестве примера унифицированный вариант. Исправляют ошибки, добавляют недостающие графы. Как правило, за это взимают плату – 500 рублей.
Разработать новую форму путевого листа легкового автомобиля можно самим, скачав бесплатно стандартный бланк путевого листа в формате Excel. Работая с таблицами, исправляют ошибки в реквизитах, добавляют несуществующие параметры. Так как актуальный образец отсутствует, опираются на Приказ №368, включая необходимые сведения.
При формировании бланка путевого листа автомобиля любым из способов учитывают вид транспортного средства и особенность деятельности организации. Разработанный самостоятельно документ утверждают внутренним распоряжением, отражая в учетной политике компании. Например, для каждого вида берут соответствующую определенному транспорту межотраслевую форму:
- легковые авто – №3 и №3 (спец);
- грузовые – №4-С и №4-П;
- автобусы: №6 – общественный; №6 (спец) – необщего пользования;
- такси – №4
- журнал учета п/л – №8
- товано-транспортная накладная – №1-Т
Путевой лист легкового автомобиля N 91 на период с 18 по 22 мая 2009 г.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства |
|
Наименование и организационно- |
Общество с ограниченной ответственностью |
Местонахождение организации |
141100, Московская область, г. Щелково, |
Номер телефона организации |
(496) 560-00-00 |
ИНН/КПП |
5050123456/505001001 |
Постановление Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»
ВНИМАНИЕ! Согласно информации Минфина РФ от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152.
Извлечения
Постановление устанавливает ведение первичного учета по указанным унифицированным формам первичной учетной документации юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями, и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Новая форма путевого листа в 2021 году:
Что изменилось
Чиновники не утвердили новый бланк путевого листа, обязательный для всех. Минтранс внес поправки только в порядок заполнения документа. Приказ Минтранса России от 21.12.2018 № 467.
Минтранс внес четыре изменения в путевые листы с 1 марта 2019 года. Во-первых, сократил срок, на который можно выписать путевой лист. Во-вторых, добавил новый реквизит. В-третьих, отметил штампы при заверении подписей. В-четвертых, уточнил, когда фиксировать данные одометра. Как оформлять путевой лист с 1 марта 2021 года, смотрите на образце в конце статьи.
Срок путевого листа. Оформлять один путевой лист на несколько поездок в разные рабочие дни или смены больше нельзя. Теперь документ следует составлять перед каждым рейсом или сменой либо до начала первого рейса, если в течение смены водитель совершает несколько рейсов.
Ранее компания могла выписать путевой лист на любой срок, который не превышает месяц, на несколько рейсов.
Новый реквизит. В путевом листе надо будет проставлять не только дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, но и предсменного.
Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.
Отметки в путевых листах. Отметки о медосмотре и показаниях одометра теперь заверяйте только подписью. Штамп больше не нужен. Работник должен расписаться лично, указать фамилию и инициалы. Кто может проводить медосмотр водителя, смотрите в рекомендации «Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника».
Данные одометра. Показания одометра нужно вносить в путевой лист с 1 марта только при выезде автомобиля с парковки. Исключение предусмотрено только для тех случаев, когда на один автомобиль оформили несколько путевых листов на разных водителей. Тогда показания одометра вносят два раза: в путевой лист водителя, который первым выезжает, и в документ водителя, который последний заезжает на место стоянки.
Как выглядит образец документа
Образец заполнения путевого листа рассмотрим на основании шаблона № 6 (спец.). Он заполняется с обеих сторон. На лицевой стороне ставится печать, отражается серия и номер бланка, дата выдачи. На обороте приводятся данные по маршруту. На основании этих сведений водителю будет начисляться заработная плата.
На лицевой стороне путевого листа автобуса необщего пользования приводятся:
- наименование организации, ее местонахождение, контактная информация;
- информация о транспортном средстве: марка, госномер и гаражный знак;
- данные водителя: ФИО, реквизиты удостоверения, табельный номер;
- таблица с показателями работы водителя и микроавтобуса (время, пробег, показания спидометра);
- затраты топлива;
- задание водителю.
С правой стороны бланк путевого листа автобуса содержит два отрывных талона. Они оформляются организацией, которой принадлежит транспортное средство. На основании отрывных талонов выставляется счет заказчику.
Как выглядит образец документа
Образец заполнения путевого листа рассмотрим на основании шаблона № 6 (спец.). Он заполняется с обеих сторон. На лицевой стороне ставится печать, отражается серия и номер бланка, дата выдачи. На обороте приводятся данные по маршруту. На основании этих сведений водителю будет начисляться заработная плата.
На лицевой стороне путевого листа автобуса необщего пользования приводятся:
- наименование организации, ее местонахождение, контактная информация;
- информация о транспортном средстве: марка, госномер и гаражный знак;
- данные водителя: ФИО, реквизиты удостоверения, табельный номер;
- таблица с показателями работы водителя и микроавтобуса (время, пробег, показания спидометра);
- затраты топлива;
- задание водителю.
С правой стороны бланк путевого листа автобуса содержит два отрывных талона. Они оформляются организацией, которой принадлежит транспортное средство. На основании отрывных талонов выставляется счет заказчику.
Обязательные реквизиты путевого листа
Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.
С 2013 года единые стандарты ряда первичных документов упразднены — компании и ИП вправе разработать собственный бланк путевого листа либо использовать унифицированную, ранее утвержденную постановлением Госкомстата форму, что для большинства предприятий является предпочтительным вариантом. При этом существует набор реквизитов, заполнять которые следует обязательно. С начала 2021 года их перечень несколько расширен, введены новые реквизиты путевых листов, что отражено в приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368. Этим же приказом утвержден обновленный порядок заполнения ПЛ.
Путевой лист – документ первичного учета, он должен быть пронумерован и датирован. В нем обязательно указываются следующие сведения:
- о сроке действия ПЛ, т.е. дата – число, месяц год, в течение которого документ актуален, если ПЛ оформляется на несколько дней, то указывают его период действия;
- о собственнике ТС (для компании – название, организационно-правовая форма, ОГРН, место нахождения, телефон, для ИП – ФИО бизнесмена, ОГРНИП, адрес, телефон);
- о ТС (рег. номер, тип ТС, его модель, при использовании с прицепом/полуприцепом – его рег.номер и модель; показания одометра в полных км пробега на начало и конец рабочей смены; факт проведения предрейсового техосмотра ТС, а также послерейсового осмотра; дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения);
- о водителе (ФИО, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра).
Перечисленные реквизиты приведены в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152, прекратившем действие по завершении 2020 года. Тем не менее, они по-прежнему остаются актуальными, а с начала текущего года в разряд обязательных входят новые реквизиты путевого листа 2021. Это:
- сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
- сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;
- обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.
Указание марки транспортного средства в путевом листе
6. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
4. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2021 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.
Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.
Что такое автобус необщего пользования
Прежде чем изучать особенности такого источника, как путевой лист автобуса необщего пользования, полезно будет исследовать сущность понятия «автобус необщего пользования».
В законодательстве РФ нет точного определения данного вида транспортного средства. Но мы можем попробовать его сформулировать посредством аналогии с положениями п. 4. ст. 5 закона от 08.11.2007 № 257-ФЗ, определяющими сущность автомобильных дорог необщего пользования. Под таковыми законодатель понимает дороги, находящиеся во владении либо пользовании органов власти, физлиц или юрлиц и используемые ими для обеспечения государственных, муниципальных либо частных нужд.
Правомерно будет, таким образом, отнести к автобусам необщего пользования транспортные средства, используемые государственными, муниципальными структурами, физлицами и юрлицами в собственных целях, например, для перевозки сотрудников или грузов, принадлежащих компании.
Бланки путевых листов 2021 года
Путевой лист – документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ).
По какой форме оформлять путевые листы после 01.01.2020 организациям и индивидуальным предпринимателям для легковых и грузовых автомобилей?
Организация или ИП вправе использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом действующих требований законодательства. В любом случае, формы путевых листов организации необходимо закрепить в своей Учетной политике для целей бухгалтерского учета.