Налогообложение при предоставлении квартиры сотруднику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Налогообложение при предоставлении квартиры сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При приёме на работу сотрудник и руководитель, как правило, обсуждают возможность командировок, частых разъездов или даже переезда на постоянное место жительства в другой город, где, например, располагается филиал организации. Если работника устраивают условия трудоустройства, тогда в обязательном порядке, в договоре должны быть отражены все нюансы, в том числе, связанные с расходами на проживание – порядок выплаты, размер надбавки к заработной плате, уровень комфорта жилья, предполагается ли проживание работника вместе с семьёй и др.
Документы, которые понадобятся для возмещения затрат
Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:
- Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
- Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.
Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.
В первом случае понадобятся:
- договор аренды жилого помещения;
- договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры сотруднику.
Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.
При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:
- копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
- заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.
Сотрудники МВД России со стажем службы более 10 лет имеют право на единовременную выплату для покупки или строительства жилья. Получить выплату могут сотрудники в любом из случаев:
- Не имеют в собственности жилья;
- Не являются нанимателями помещений по договору социального найма;
- Площадь помещения в собственности менее 15 кв. метров на человека;
- Проживают в аварийных помещениях;
- Проживают в коммунальной квартире или в общежитии;
- Делят квартиру с другой семьей (включая родителей).
Если считать, что сумма компенсации за аренду жилья сотруднику, является натуральным доходом для работника предприятия, то перечисление страховых взносов в ФСС является обязательной. И компания обязана выплачивать данные средства за сотрудника. Но, если обратить внимание на данный вопрос с другой стороны, то есть сумму компенсации можем не принимать за доход сотрудника, так как не все выплаты работникам предприятия, в рамках трудового договора, являются оплатой их труда.
Сумма возмещения средств сотрудника за аренду жилья, является скорее выплатой социального характера, не зависящей от условий труда и выполнения непосредственно работы сотрудника. Таким образом, отчисления социальных взносов не являются правомерными и не должны перечисляться в ФСС. Данная информация прописана в Трудовом Кодексе РФ, о том, что компенсационные выплаты сотруднику, в рамках трудовых отношений с работодателем, которые связаны с переездом по месту работы, не подлежат обложению страховыми взносами.
Подводя итог всему выше сказанному, можем сделать вывод, что, при найме на работу иногороднего сотрудника, учет для предприятия данной операции достаточно прозрачен. Таким образом предприятие может осуществлять компенсацию стоимости аренды жилья сотруднику в рамках трудового договора, согласно законодательству Российской Федерации.
Требования законодательства по обеспечению работников жильем
Трудовым кодексом предусмотрена обязанность работодателя по возмещению расходов работника при его переезде на работу в другую местность. Согласно ст. 169 ТК РФ возмещению подлежат расходы:
по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества;
по обустройству на новом месте жительства.
Как видите, затраты на аренду жилья среди возмещаемых расходов не указаны. Однако в настоящее время продолжает действовать постановление Совмина СССР от 15.07.81 № 677 «О гарантиях и компенсациях при переезде на работу в другую местность» (далее — Постановление № 677), которое применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу (ст. 423 ТК РФ). В пункте 3 Постановления № 677 сказано, что работникам, которые переехали в связи с переводом их на работу в другую местность, и членам их семей жилое помещение предоставляется на условиях, прописанных в трудовом договоре. Получается, что работодатель в силу требований трудового законодательства обязан обеспечить иногороднего работника жильем.
Кроме того, на законодательном уровне закреплено требование и об обеспечении жильем иностранных работников. В пункте 5 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» указано, что приглашающая сторона обязана предоставить гарантии жилищного обеспечения иностранного гражданина на период его пребывания в РФ. Такими гарантиями являются гарантийные письма приглашающей стороны о принятии на себя обязательств жилищного обеспечения иностранного гражданина в соответствии с социальной нормой площади жилья, установленной органом государственной власти соответствующего субъекта РФ (подп. «г» п. 3 Положения о предоставлении гарантий материального, медицинского и жилищного обеспечения иностранных граждан и лиц без гражданства на период их пребывания в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.03.2003 № 167).
Арендуем квартиру для работников: налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы
При оплате жилья для иногородних работников компания заинтересована в том, чтобы учесть расходы на аренду жилья при налогообложении прибыли. И надо отметить, что такая возможность у нее есть.
Статья 255 НК РФ содержит прямое указание: если та или иная выплата (это относится не только к денежным суммам, но и материальным благам) предусмотрена в трудовом или коллективном договоре, то ее можно отнести в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Однако учесть подобные затраты, как считают в Минфине, можно только в размере, не превышающем 20 процентов от начисленной месячной заработной платы (письма от 22.10.13 № 03-04-06/44206, от 30.09.13 № 03-03-06/1/40369, от 28.10.10 № 03-03-06/1/671).
В своих разъяснениях чиновники ссылаются на статью 131 Трудового кодекса РФ, содержащую ограничение: «натуральная» часть зарплаты не должна быть выше 20 процентов от общей зарплаты. При этом выводы чиновников касаются как ситуации с предоставлением жилья сотрудникам, так и ситуации с возмещением им расходов на проживание.
Разница в том, что в первом случае договор аренды с арендодателем заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды.
А во втором случае сотрудник сам подыскивает себе квартиру, сам заключает договор аренды с арендодателем, и сам же ее оплачивает, и затем уже компания-работодатель возмещает понесенные им на аренду жилья расходы (либо сразу выплачивает ему предполагаемую сумму компенсации за аренду).
Заметим, что применяя второй вариант, компания может столкнуться с налоговыми рисками. Есть более ранние письма ФНС и Минфина, в которых говорится, что подобное возмещение не является оплатой за выполнение трудовых функций работником.
И что указанные выплаты следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании пункта 29 статьи 270 НК РФ вообще не учитываются в целях налогообложения прибыли (письма ФНС от 12.01.09 № ВЕ-22-3/6@, Минфина России от 17.03.09 № 03-03-06/1/155).
Конечно, в более поздних разъяснениях чиновники уже не столь категоричны, поскольку разрешают включать в расходы компенсацию в пределах 20 процентов от зарплаты. Однако на практике некоторые налоговики продолжают исключать из «налоговых» расходов всю сумму компенсации.
Поэтому крайне важно, чтобы условие о компенсации расходов на жилье было прописано в трудовом или коллективном договоре.
Что касается судов, то они в подобных спорах встают на сторону налогоплательщиков. Причем, в арбитражной практике много примеров, когда компаниям удавалось отстоять свое право на включение в расходы всей стоимости аренды, без 20-ти процентного ограничения.
Доказательством тому служит, в частности, постановление ФАС Московского округа от 05.07.13 по делу № А40-122173/12-20-621.
Суд отметил, что налогоплательщик вправе учесть обсуждаемые расходы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ как другие расходы, относимые к оплате труда. А в постановлении ФАС Центрального округа от 29.09.
10 по делу № А23-5464/2009А-14-233 суд указал, что исходя из системного толкования норм статьи 1 ТК РФ, пункта 1 статьи 2 НК РФ, статья 131 ТК РФ не может регулировать налоговые правоотношения и устанавливать применительно к ним какие-либо ограничения.
Когда речь идет о компенсации сотрудникам «жилищных» расходов, компания может привести еще такой аргумент.
В статье 131 ТК РФ говорится, что доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы.
Но ведь когда компания не арендует для сотрудника квартиру, а возмещает ему расходы на аренду, то она фактически выплачивает ему денежную сумму. То есть в данной ситуации нельзя говорить о неденежной форме оплаты.
Кстати, расходы на оплату аренды жилья можно учитывать при налогообложении прибыли как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Суды не видят в этом ничего противозаконного (постановления ФАС Центрального округа от 15.02.12 по делу № А35-1939/2010, ФАС Северо-Западного округа от 11.04.14 по делу № А56-18767/2013).
Как видим, ситуация спорная, но в случае доведения дела до суда у компаний, включающих в расходы всю сумму аренды жилья есть хорошие шансы отстоять свою позицию. А для работодателей, не желающих доводить дело до суда, оптимальным будет отнесение на расходы сумм аренды жилья в пределах 20-ти процентного ограничения. Но и в этом случае нельзя полностью исключить налоговые риски.
На что можно рассчитывать?
Для примера рассчитаем компенсацию для семьи очередников из трех человек – мужа, жены и ребенка, вставших на учет до 1 марта 2005 года. Ежемесячная среднерыночная цена найма квартиры в Москве для семьи из трех человек – 30 тыс. рублей. Очередникам начисляется компенсация – 50% от среднерыночной цены ежемесячно, то есть 15 тыс. руб.
Если это молодая семья очередников – оба супруга в возрасте до 35 лет, имеют двоих и более детей, или в составе семьи есть инвалиды, то для расчета компенсации применяется льготный повышающий коэффициент 1,95. Например, у молодых супругов – двое маленьких детей. В этом случае 15 тыс. рублей умножаем на 1,95, получается 29 250 руб. – на такую компенсацию может рассчитывать эта семья, снимающая квартиру в столице.
Редакция благодарит за участие в подготовке публикации заместителя начальника управления жилищной политики Департамента жилищной политики и жилищного фонда города Москвы Дмитрия Краснова.
Татьяна Ушанова
Жилье за счет работодателя: налоговые последствия для компании
Если компания приглашает иногороднего сотрудника на работу, то не редко ей приходится предоставлять ему жилье.
Эти расходы могут составить приличную сумму и, понятно, что компания заинтересована отнести их на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
Может ли она это сделать безболезненно? В статье поговорим о том, как учесть аренду жилья для работника или возмещение ему расходов на наем жилья для целей налогообложения.
Для того, чтобы организация могла учесть в составе расходов суммы аренды жилья для сотрудника, необходимо выполнение двух условий:
- предоставление жилья сотруднику должно быть предусмотрено трудовым договором;
- сумма арендной платы, как доход в натуральной форме, должна являться составной частью заработной платы сотрудника.
Если организация компенсирует непосредственно сотруднику арендную плату, которую он самостоятельно уплачивает арендодателю за съемное жилье, то согласно официальному мнению, подобные выплаты не являются оплатой за выполнение трудовых функций и, соответственно, на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли. Эта позиция выражена в Письмах ФНС РФ от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6, Минфина РФ от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 04.04.2013 № 03-04-06/11060.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».Документы, подтверждающие затраты организации на оплату проживания сотрудника:
- трудовой договор, который предусматривает оплату организацией проживания сотрудника;
- договор аренды жилья;
- платежное поручение на перечисление арендной платы.
Какая компенсация за найм жилья сотрудникам в 2019 году
На федеральном уровне данный вопрос целиком и полностью регулирует правительственное Постановление № 1103 от 27.10.2012. Настоящий правовой акт устанавливает:
- Правила обеспечения жильем и компенсирования трат за наем (поднаем) для указанных лиц;
- порядок утверждения предельной стоимости найма 1 кв. м. общей площади жилья.
Попросту говоря, если федеральные госорганы не могут предоставить служебное жилье своим служащим, по причине его отсутствия, то они компенсируют последним траты, связанные с наймом жилья. Следует заметить, порядок предоставления компенсации для госслужащих, пожалуй, один из самых строгих.
| Период, за который выплачивают компенсацию | Требования к «наемному» («поднаемному») жилому помещению | Основание для прекращения выплаты компенсации |
| Со дня заключения срочного контракта с госслужащим и на весь период его службы | Допустимые варианты: отдельная квартира (как вариант — дом), отвечающая всем санитарно-техническим требованиям законодательства РФ; жилье госслужащего и его семьи находится по месту постоянного проживания, соответствует действующим нормативам по части площади |
Окончание срока контракта служащего либо его досрочное прекращение |
Подытоживая, следует подчеркнуть, что компенсация служащему предоставляется только на обозначенных условиях и при соответствии жилья установленным требованиям.
Покупка служебной квартиры
Одним из возможных, но редко используемых на практике вариантов обеспечения жильем иногороднего (иностранного) сотрудника является покупка служебной квартиры. Этот вариант имеет два существенных недостатка.
Во-первых, компания, являясь собственником квартиры, будет вынуждена учитывать этот объект в составе объекта основных средств и платить с него налог на имущество. Таким образом, возрастает налоговая нагрузка для работодателя.
Во-вторых, организация не сможет без налоговых рисков учесть стоимость приобретенной квартиры при расчете налога на прибыль. Так, согласно официальной позиции Минфина РФ, служебная квартира не является амортизируемым имуществом, используемым для извлечения дохода. Следовательно, амортизационные отчисления по ней не учитываются при налогообложении прибыли (письма Минфина РФ от 24.11.2014 № 03-03-06/2/59534, от 24.01.2019 № 03-03-06/1/3843). Таким образом, при данном варианте работодатель будет нести значительные расходы (в размере стоимости приобретенной квартиры), которые не сможет учесть при налогообложении прибыли.
Поэтому предпочтительным с точки зрения отсутствия вышеприведенных недостатков является вариант с арендой помещения. Причем компания может сама арендовать квартиру, а может выплачивать сотруднику соответствующую денежную компенсацию его арендных платежей.
Расходы на аренду жилья для сотрудников
Компенсация расходов на оплату жилья за периоды, когда сотрудник не состоял в штате организации (трудовой договор с ним не был заключен), при расчете налога на прибыль не учитывается (письмо Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-03-06/1/8392). Если выплата компенсации предусмотрена не в трудовом договоре, а в других документах (например, в коллективном договоре), норматив 20 процентов на выплату зарплаты в натуральной форме можно не соблюдать. Однако в этом случаерасходы на выплату компенсации нельзя будет учесть при расчете налога на прибыль.
По мнению контролирующих ведомств, если компенсация не предусмотрена трудовым договором, у организации нет оснований для того, чтобы приравнивать ее к выплатам за фактически выполненный объем работ. Такую компенсацию следует квалифицировать как иные выплаты, произведенные в пользу сотрудника, не связанные с его трудовыми обязанностями (п. 29 ст.
Подтвердить такие расходы можно проездными билетами, счетами гостиниц, договорами на аренду квартир и т. п. Во-вторых, оплата жилья за счет организации должна быть предусмотрена в трудовых договорах, заключенных с иногородними (иностранными) сотрудниками. Контролирующие ведомства считают, что компенсация расходов на оплату жилья и проезд сотрудников, которые постоянно проживают в другой местности (с определением конкретного размера такой компенсации), является частью их зарплаты, выданной в натуральной форме.
При расчете налога на прибыль расходы на оплату труда учитываются, если они предусмотрены трудовыми договорами (ст. 255 НК РФ).
Варианты выплат за аренду жилья
Случаи, когда работодатель берет на себя оплату расходов по аренде жилья для своих сотрудников, достаточно распространены. При этом ситуаций, которые по нормам законодательства прямо обязывают работодателя к оплате расходов на жилье, не так много. Носят такие выплаты название компенсаций. Но чаще работодатель принимает на себя подобные обязанности добровольно, и именно они вызывают наибольшее количество вопросов.
Налогообложение этих выплат может зависеть от разных факторов:
- наличия документального подтверждения;
- оценки вида расхода для целей налогообложения;
- способа осуществления выплат.
Налогообложение такого рода расходов мы рассмотрим в 2 аспектах:
- принятие для включения в базу по прибыли;
- облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход сотрудника.
В отношении НДС вычет по таким расходам возможен (п. 7 ст. 171 НК РФ), но для него требуется наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и отнесение осуществленных затрат к деятельности, ведущейся с НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ).
О процедуре применения вычетов по НДС читайте в материале «Ст. 172 НК РФ (2017): вопросы и ответы».
Компенсационные выплаты при работе в разъездах
Аналогичная норма, обязывающая компенсировать расходы на проживание, в ТК РФ предусмотрена и в части работы разъездного характера (ст. 168.1). Расценивать такую компенсацию следует не как относящуюся к командировкам (ст. 166 ТК РФ), а как выплату, учитывающую выполнение работы в особых условиях.
Осуществляться такая выплата может 2 способами:
- как надбавка к зарплате — в этом случае размеры ее работодатель устанавливает самостоятельно, она полностью принимается в уменьшение базы по прибыли (п. 3 ст. 255 НК РФ) и как часть зарплаты подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами;
- по фактическим затратам работника, подтвержденным документально — в этом варианте она расценивается как компенсация расходов, вызванных необходимостью исполнения должностных обязанностей, полностью учитывается при определении базы по прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) и не попадает под налог на доходы физлиц и страховые взносы (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона 125-ФЗ).
Выбор способа компенсации закрепляется во внутреннем нормативном акте.
Подробнее о таком нормативном акте читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец-2017».
Распространенные ошибки при предоставлении компенсации работнику за наем жилья
Ошибка 1. Траты по проживанию во время командировок (за наем жилья) покрываются нанимателем. Основание: ст. 168 ТК РФ. Помимо этого за командированным сохраняют его место работы, средний заработок. Данное правило применяется неукоснительно.
Но при удержании НДФЛ и общеобязательных взносов в отношении компенсации трат учитывают действующие лимиты по суточным расходам. При наличии подтверждающих документов о тратах за наем жилья подоходный не взимается. При их отсутствии с сумм, которые превышают лимиты, налог удерживают.
К сведению, суточные по обычной командировке на территории РФ, ограничены суммой 700 руб. При загранпоездках их предельный размер увеличивается до 2500 руб. Что касается общеобязательных взносов, то их удерживают со всей суммы потраченных денег на проживание, если данные траты документально не подтверждены.
Компенсация за найм жилья военнослужащим
Военнослужащие также входят в льготную категорию, которым полагается денежная компенсация за аренду жилья при условии вхождения в одну из следующих групп:
- проходящих службу по контракту;
- уволенных в запас, и состоящих на учете как нуждающиеся в улучшении жилищных условий.
Компенсация не назначается военнослужащему при условии, если:
- он не самостоятельно не инициировал процедуру предоставления компенсации;
- у одного из членов семьи есть в собственности пригодное для проживания недвижимость, в непосредственной близости от места прохождения службы.
Размер выплат зависит от 2 факторов:
- Установленной в регионе социальной нормы площади, которая варьируется в зависимости от членов семьи;
- Средней стоимости 1 кв. м площади в регионе проживания и несения службы.
Предлагается ознакомиться с социальными нормами площади:
| Норма кв. м | Количество проживающих |
| 24 | 1 |
| 36 | 2 |
| 43 | 3 |
| 12 на каждого | Свыше 3 |