Кадровый учет: самые частые ошибки и самые большие штрафы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровый учет: самые частые ошибки и самые большие штрафы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Трудовой договор должен устанавливать конкретный размер зарплаты (оклада, тарифной ставки), а также всех полагающихся работнику доплат и надбавок. Вознаграждение за труд в части его величины должно прямо оговариваться в трудовом договоре.

Размер зарплаты и доплат не указан

Разного рода отсылки к локальным актам запрещены. Например, в договоре нельзя просто указать, что «работнику устанавливается оклад согласно штатному расписанию» или «премии за добросовестную работу устанавливаются в соответствии с коллективным договором». Подобные формулировки грозят штрафом. Поэтому величину зарплаты и премии следует прописать в самом договоре.

Размер зарплаты указывается в рублях (ч. 1 ст. 131 ТК РФ). Если зарплату установить в иностранной валюте, то при колебании курса права работников могут быть нарушены. Они могут получить оплату в меньшем размере. На данное обстоятельство обратил внимание Роструд в письме от 20.11.2015 № 2631-6-1. Чтобы у инспекторов ГИТ не возникло претензий, величину зарплаты нужно указывать строго в российских рублях.

Важно, чтобы величина зарплаты была не ниже установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ). Месячная зарплата работника не может быть ниже МРОТ, если он полностью отработал за этот период норму рабочего времени и выполнил нормы труда (ст. 133 ТК РФ).

Следовательно, если получаемая сотрудником зарплата меньше МРОТ (скажем, по причине постоянного пересмотра минимальной зарплаты), трудовой договор должен устанавливать соответствующие доплаты до данного минимума.

Что касается авансов, то их также нельзя выплачивать в произвольном размере. Величина аванса должна быть пропорциональна отработанному времени. И если аванс выплачивается за половину отработанного сотрудником месяца, то его величина должна составлять половину месячной зарплаты.

Нарушения трудового договора и чем они вызваны

Трудовым договором называют самый главный документ, подтверждающий сотрудничество. Именно в нем зафиксированы главные обязательства сторон друг перед другом, и если одна из этих сторон нарушает свои обязанности, вторая имеет полное право её наказать. Даже если нарушающей стороной является работодатель. Поскольку этот документ вступает в силу с момента, когда стороны поставили свои подписи на нем, именно с этого времени можно начинать действовать.

Как правило, проблемы касаются следующих областей сотрудничества:

• экономия средств за счет работников (слишком низкая заработная плата и т.п.);
• низкая квалификация начальства, что сказывается на обеспечении адекватных трудовых условий;
• получение максимальной выгоды за счет минимизации выплат сотрудникам.

Гражданско-правовой договор вместо трудового

Не оформлять трудовые отношения можно только в том случае, если заключены гражданско-правовые договоры, например:

• авторский — когда перед сотрудником ставится задача выполнить творческую или разовую работу (написать статью, сделать проект дизайнерского оформления помещения, написать песню);
• агентский — когда работодатель нанимает сотрудника на очень короткий срок для выполнения определенной работы;
• подрядный (распространен в строительстве) — когда специалист нанимается для выполнения определенного вида работ на объекте с условием выполнения локальных нормативных актов работодателя (соблюдения трудовой дисциплины, режима работы и т. д.).

При этом стоит понимать, что прикрытие гражданско-правовым договором фактически трудовых отношений запрещено.

Фактическое допущение к работе

По ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ работодателям грозит ответственность за фактическое допущение к работе человека неуполномоченным на это работодателем лицом, если работодатель (или его уполномоченный представитель) не заключает с допущенным к работе лицом трудовой договор.

Само по себе фактическое допущение лица к работе не является административным правонарушением, если работодатель выполнил следующие условия:

1. Надлежащим образом оформил допуск сотрудника к работе. Поскольку фактическое допущение к работе – это начало трудовой деятельности, то оно должно быть соответствующим образом оформлено. Порядок такого оформления законодательством не регламентирован. В идеальном варианте следует прописать его в ЛНА. Если же это «разовая акция», то можно поступить следующим образом. Сотрудник (неуполномоченный на допуск работника, но который просит допустить к работе нового человека) пишет руководству или уполномоченному на это работодателем лицу служебную записку. Желательно сделать это заранее, чтобы получить одобрение от руководства (или иного уполномоченного лица). В записке во избежание спорных ситуаций рекомендуется прописать обговоренный характер работы и заработную плату (Пример 1). При согласии уполномоченного принимать решение о трудоустройстве должностного лица целесообразно также оформить такое согласие соответствующей резолюцией на служебной записке. Она послужит основанием для подготовки кадровиком приказа (или распоряжения) о допуске к работе.

Плюсы и минусы работы без договора

Трудоустройство без оформления отношений на официальной основе согласно нормам законодательства в большинстве случаев предполагает выгоду для работодателей, ведь в таком случае:

• на стороны не распространяются законодательные нормы, поэтому фирма не обязана обеспечивать комфортные условия для выполнения работ, может устанавливать сроки выплаты зарплаты на свое усмотрение;
• учреждение не уплачивает сборы в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд, тем самым экономя прибыль;
• руководство в любой момент может расторгнуть отношения с работником, так как только согласно трудовым нормам он обязан уведомлять его заранее и увольнять лишь по объективным причинам.

Преимуществами в этой форме устройства для специалиста является:

• увеличение оплаты труда, так как заработанные им денежные средства полностью могут выдаваться ему наличными (не отчисляются в налоговый орган и Пенсионный фонд);
• не требуется полный сбор документов, актуальный для официального способа трудоустройства;
• отсутствие обязательств по уведомлению при увольнении и ответственности за имущество.

Действия работника, если работодатель не хочет оформить трудовые отношения

Если после собеседования работодатель выразил желание принять физическое лицо в свою организацию, но официально заключать контракт отказывается, это сразу должно насторожить человека, так как он, в первую очередь, сам стоит на защите своих интересов.

ВАЖНО! Рискованной является ситуация, когда руководитель предлагает поработать в течение испытательного срока без контракта. Тогда специалист в случае увольнения может остаться без работы и оплаты труда.

Если фирма не желает составлять его, у соискателя имеется несколько вариантов развития событий:

• не связывать себя отношениями с организацией;
• настаивать на оформлении всех необходимых данных;
• начать исполнять функции, но предусматривать возможность сбора информации для отстаивания своей позиции в суде в случае неполучения соответствующих гарантий.

Каждый специалист самостоятельно принимает решение о своих действиях, которые он будет предпринимать в той или иной ситуации, но они должны соответствовать нормам законодательства и исходить из собственных интересов по защите прав.

Плюсы и минусы для работодателя

Чаще всего именно работодатель выступает инициатором работы без оформления договора. Эта ситуация выгодна, в первую очередь, именно для него.

Рассмотрим достоинства и недостатки незаключенного трудового соглашения для фирмы:

Достоинства	Недостатки
Можно сэкономить средства, которые в обычной ситуации работодатель бы перечислял в соцфонды (до 35% от размера зарплаты). Это является существенной суммой экономии.	Если работник допустит порчу либо утрату имущества компании, его нельзя привлечь к ответственности, поскольку такого договора между сторонами нет.
Существенно упрощается процедура приема новых работников и их увольнения. Поскольку никакие бумаги не оформляются, то работник начинает выполнять обязанности сразу же. Уволить можно так же, в течение 5 минут.	Если о неофициальном оформлении станет известно проверяющим органам, это обернется для компании серьезными штрафами, а для директора в отдельных ситуациях — уголовным наказанием.
В случае необходимости администрация может привлекать сотрудников к работе сверхурочно, в выходные дни, и т. д., причем порой без должной оплаты их труда. В случае отказа есть возможность сразу же уволить такого человека.
Компания может экономить средства, если возникают простои, перебои в деятельности и т. д — администрация может просто их не оплачивать.
Если нет официально трудоустроенных работников, то существенно упрощается ведение кадрового учета, нет необходимости составлять и сдавать специальные формы.
Администрация может не соблюдать установленные законом социальные гарантии — оплачивать больничные, отпуска и т.д.

Ответственность за отсутствие трудового договора с работником

Такие действия со стороны администрации являются прямым нарушением трудового законодательства РФ, однако в то же время сам сотрудник не призывается к ответственности за не заключение трудового договора – он приступил к исполнению своих обязанностей, не нарушая правил Трудового кодекса.Конечный срок для подписания контракта – 3 дня. За это время у сторон есть возможность оформить соглашение надлежащим образом с момента поступления человека на его место работы. Появление на работе считается фактическим началом выполнения трудовых обязательств.

С этого момента автоматическое аннулирование контракта из-за отсутствия сотрудника на работе является невозможным. В свою очередь, в договоре указывается дата принятия сотрудника на работу, а также время начала исполнения его функций.Стоит отметить, что если человек был принят на работу до 1-го февраля 2002 года, то в закреплении трудовых соотношений он не нуждается.

Административная ответственность по ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ

Квалификация правонарушения, предусмотренного частью 3 статьи 5.27 КоАП РФ

По делам об административных правонарушениях, предусмотренных частью 3 статьи 5.27 КоАП РФ, необходимо установление факта допуска работника к выполнению им трудовой функции лицом, не имеющим на это полномочий, то есть действующим без ведома или поручения работодателя или уполномоченного на это его представителя (части третья и четвертая статьи 16, часть вторая статьи 67.1 ТК РФ).

Уполномоченный представитель работодателя. К числу уполномоченных представителей работодателя следует относить лиц, наделенных полномочиями по найму работников в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица (организации) либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора, а также иным способом, выбранным работодателем.

Объективная сторона правонарушения. Неотъемлемым элементом объективной стороны состава данного административного правонарушения является отказ работодателя (или его уполномоченного представителя) в признании отношений, возникших между ним и лицом, фактически допущенным к работе, трудовыми (незаключение с лицом, фактически допущенным к работе, трудового договора).

При этом судьям следует иметь в виду, что административное правонарушение, предусмотренное частью 3 статьи 5.27 КоАП РФ, не является длящимся, поскольку оно будет окончено с момента отказа работодателя признать в качестве трудовых отношения, возникшие между ним и работником, фактически допущенным к работе не уполномоченным на это лицом (см. п. 9 Постановления).

Как быть, если наниматель отказывается заключать трудовой договор

Отказ нанимателя оформлять трудовые отношения с помощью договора должен сразу же насторожить работника. Если работодатель утверждает, что принимает гражданина на испытательный срок и поэтому не видит смысла в заключении полноценного контракта, то по окончании испытания работник имеет все шансы остаться и без должности, и без зарплаты за уже выполненную работу.

К тому же руководство может, совершенно не волнуясь за соблюдение положений Трудового кодекса Российской Федерации, увеличить рабочую смену или обязать гражданина выполнять свои функции в выходные или ночное время.

Что же нужно делать, если работодатель не хочет заключать трудовой договор с работником? Согласно общепринятым правилам, оформление отношений между нанимателем и наемником проводится одним из двух способов: заключается срочный или бессрочный договор. Трудоустройство без оформления слишком рискованное, но если такая ситуация всё-таки случилась, то у гражданина есть три варианта дальнейших действий:

• настоять на заключении трудового соглашения;
• уволиться из компании;
• продолжать работать без официального трудоустройства, параллельно собирая бумаги, которые помогут подтвердить наличие трудовых отношений.

Действующие нормативно-правовое акты стараются защищать граждан, трудящихся без официального оформления, от произвола со стороны работодателей, способных уволить работника в любой момент, и не заплатить ему ничего.

В 67 статье Трудового кодекса сказано, что допуск работодателями работника к выполнению трудовых обязанностей считается равным заключению трудового договора, даже если официальный документ вообще не был составлен. Таким образом, неофициальный сотрудник может обращаться в судебные органы для восстановления в должности и выплаты заработной платы, правда, ему придется доказать факт осуществления трудовой деятельности в конкретной организации.

В качестве аргументов работник может воспользоваться показаниями коллег или следующими письменными документами:

• медицинская книжка, если он регулярно проходил медосмотры у нанимателя;
• выписка из банковской организации, которая подтверждает ежемесячные переводы денег в качестве зарплаты;
• для водителей подойдут путевые листы;
• доверенность на совершение действий от имени компании;
• официальное приглашение на работу;
• прочие бумаги, в которых имеются подписи работника и его фамилия.

Преимущества и недостатки приема на работу сотрудника без трудового договора для работодателя

В большинстве случаев инициатива о неофициальном трудоустройстве исходит от администрации компании или ИП. Связано это с тем, что наиболее выгодна данная ситуация для работодателя.

Можно выделить следующие преимущества не заключения с работников официального трудового контракта:

• Возможность сэкономить в такой ситуации на уплате страховых взносов в ПФР и соцстрах. При неофициальном оформлении. Никакие взносы на зарплату работодатель не перечисляет, поэтому данные средства остаются у него. Экономия составляет в этой ситуации более 30% от расходов на оплату труда, что является значительной суммой.
• Нет необходимости соблюдать все этапы приема и увольнения работника, в связи с этим сокращается время, и упрощается процедура поступления физлица на работу и его увольнения. При таком трудоустройстве работника за необоснованный отказ исполнять поручение можно уволить сразу.
• При нехватке работников администрация может привлекать имеющихся сотрудников, не соблюдая нормативную продолжительность рабочей недели, оплачивая им вознаграждение исходя из устного соглашению, что часто меньше установленных законодательством вариантов (например, двойная оплата за выходные дни).
• Если в компании наблюдаются перебои в деятельности, то в такой ситуации руководство компании не производит оплату за простои, что также экономить средства компании.
• При отсутствии официальных работников, в компании не ведется кадровый учет, что позволяет работодателю сократить состав своей отчетности.
• При таком трудоустройстве работодатель получает возможность не выполнять социальные гарантии перед работником, которые определены в ТК РФ. Поэтому, он может не проводить оплату больничных, отпусков и т. д. Что также позволяет ему сокращать свои расходы.

Помимо преимуществ у такого трудоустройства и есть и негативные стороны, к которым можно отнести:

1. Если работник нанесет работодателю ущерб, то его нельзя будет привлечь к материальной ответственности, она подразумевает наличие между сторонами заключенного договора.
2. Всегда существует угроза, что такие взаимоотношения между компанией и ее сотрудниками станут известны компетентным органам, и работа без трудового договора ответственность работодателя появится у него в соответствии с нормами права.

Негативная информация в сети

Работодателям необходимо заботиться об имидже компании в Интернете. Часто недовольство сотрудников приводит к тому, что они пишут в Интернете негативную информацию, которая влияет на имидж компании и отталкивает новых кандидатов, что значительно усложняет работу менеджеров по подбору персонала и отражается на бизнесе компании, которая может упустить лучшие кадры.

Как сотрудники могут навредить компании в сети:

• оставить негативные отзывы;
• отпугнуть плохими отзывами кандидатов;
• занести список работодателей.

Для того чтобы снизить количество отрицательных отзывов, необходимо выстроить хорошие отношения с работниками, чтобы даже после увольнения они оставались лояльными к компании. Расставаясь с сотрудником, необходимо помнить, что его мнение может сказаться на имидже компании как положительно, так и отрицательно. Подавляющее большинство доверяет отзывам в Интернете, и если заинтересованный пользователь найдет плохие отзывы о компании, то это, скорее всего, повлияет на его решение – стоит ли идти на собеседование или принимать предложение от компании. Поэтому очень важно следить за репутацией компании в Интернете.

За последние годы существенно увеличилось число трудовых споров. Проблема защиты трудовых прав работников очень актуальна, так как работодатели часто ущемляют права работников и не предоставляют положенных им гарантий и компенсаций, работники все чаще прибегают к разрешению конфликтных ситуаций через суд.

Работник может обратиться в суд по следующим трудовым спорам:

• о восстановлении на работе независимо от оснований прекращения трудового договора;
• об изменении даты и формулировки причины увольнения;
• о переводе на другую работу;
• об оплате за время вынужденного прогула либо о выплате разницы в заработной плате за время выполнения нижеоплачиваемой работы;
• о неправомерных действиях (бездействии) работодателя при обработке и защите персональных данных работника;
• об отказе в приеме на работу.

Можно ли не заключать трудовой договор: ответственность работодателя

Любые трудовые отношения, которые возникли по факту допуска работника к исполнению своих должностных обязанностей, являются правомерными (законными) только в случае заключения соответствующего договора между работником и работодателем.

Ситуация на российском рынке труда в сфере документального оформления работников складывалась до недавних пор не самым лучшим образом. Многие работодатели пытались (а некоторые до сегодняшнего дня пытаются!) избежать заключения договоров.

Так, на 2014 год каждый пятый работающий гражданин получал рабочее место без официального трудоустройства, что вызвало ужесточение в порядке наложения ответственности на работодателей, допустивших подобные нарушения. В 2016 году им грозят существенные штрафы, а в отдельных случаях даже уголовное преследование.

• Законодательство
• Выгода для работодателей
• Виды ответственности
• Что делать работнику?

С точки зрения сотрудника такая работа может быть привлекательной из-за следующих причин:

1. Отсутствие налоговых выплат и отчислений в фонды даёт возможность получать более высокую зарплату.
2. Есть возможность устроиться на работу лицам, документы которых не позволяют это сделать легальным образом. Это может относиться, например, к нелегальным эмигрантам.
3. При нелегальном трудоустройстве сотрудник не несёт каких-либо дополнительных обязанностей. Это может быть материальная ответственность, или обязанность не разглашать конфиденциальные сведения.
4. Если у человека есть причины скрывать свои доходы, то такая работа позволит ему содержать себя и избегать выплат. Такая ситуация может сложиться, например, у плательщиков алиментов, у тех, кто имеет долг, но не выплачивает его, притворяясь неимущим.
5. В некоторых жизненных ситуациях такую работу проще найти, чем официальную.
6. Если в этой местности нет никакой работы, кроме неофициальной.

В некоторых ситуациях такой вид занятости может привлекать желающих. Однако не стоит забывать, что при работе без трудового договора есть существенные недостатки:

• Поскольку не происходит увеличения трудового стажа и выплат социальных отчислений, то потраченное таким образом время не будет зачтено при расчёте пенсии. Если в молодые годы это обстоятельство можно недооценивать, то в более старшем возрасте это является существенной проблемой.
• Если сотрудник заболеет, то никаких прав в связи с этим он иметь не будет, так как больничный оформлен не будет.
• В тяжёлом положении окажутся те, кто получил серьёзную травму или профессиональное заболевание. После этого их просто уволят и никаких компенсаций платить не будут.
• Если возникнет необходимость взять кредит в банке, то на такой работе подтвердить доходы будет невозможно. Потенциальный заёмщик должен будет придумать какие-то другие способы доказать свою платёжеспособность, если это возможно.
• Такого работника могут уволить без каких-либо объяснений в любой момент. Выплата заработной платы ему ничем не гарантируется. Увольнение при рассматриваемых обстоятельствах выходного пособия не предусматривает.
• Для сотрудников предоставление отпусков не предусматривается. Отпуск по беременности и родам получить нельзя.
• Условия работы могут быть невыносимыми и правила техники безопасности на таких фирмах соблюдать необязательно.

Таким образом можно сказать, что работа без заключения трудового договора является рискованной. Отношения в таком трудовом коллективе существенно зависят от человеческих качеств и финансовых успехов директора.

Ответственность работодателя за не заключение трудового договора

Итак, не заключение работодателем трудового договора является нарушением действующего трудового законодательства и в обязательном порядке притянет к административной ответственности. Налагается штраф, который накладывается на работодателя в размере от тысячи до пяти тысяч рублей.

Если предпринимательская деятельность осуществляется должностным лицом без юридического образования — от тысячи до пяти тысяч рублей или же допускается альтернативное наказание, это приостановление предпринимательской деятельности сроком на 90 суток.

Если нарушение совершено юридическим лицом, то от тридцати до пятидесяти тысяч рублей или же опять возможно административное приостановление предпринимательской деятельности сроком до 90 суток.

Если работодатель нарушает трудовое законодательство повторно, по поводу аналогичного административного, то это влечет обязательную дисквалификацию на определенный срок от 1 года до 3 лет.

Похожие записи:

• Нормы выдачи спецодежды в 2023
• Задолженность по ИД — что это, и для чего используется?
• Детские пособия в Калуге и Калужской области в 2023 году