Для каких документов можно применять факсимильную подпись
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для каких документов можно применять факсимильную подпись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В некоторых компаниях подписи на выставленных счетах-фактурах директор и главбух проставляют не лично, а путем факсимиле. Данный факт легко заметить путем обычного визуального осмотра, поэтому будьте уверены, что и налоговики такую подпись обнаружат без труда. И не замедлят «снять» вычет НДС по счетам-фактурам, подписанным подобным образом.
Счет-фактура подписан факсимиле
Здесь они будут руководствоваться позицией вышестоящего руководства, поскольку все письма ведомств (как налогового, так и финансового) разъясняют, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия «входного» НДС к вычету.
Эта позиция содержится в письмах Минфина России от 17.08.2015 № 03-07-09/49478, от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.06.2009 № 03-07-09/31, ФНС России от 19.10.2005 № ММ-6-03/886, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968.
Кстати, если спор дойдет до суда, то не факт, что суд примет сторону налогоплательщика. Дело в том, что позицию налоговиков поддерживают и суды, в том числе Президиум ВАС РФ, о чем свидетельствует Постановление от 27.09.2011 № 4134/11. Конечно, встречаются и решения, вынесенные в пользу компаний, но таких примеров немного.
Поэтому если вы обнаружили у себя «входящие» счета-фактуры, подписанные факсимиле, то советуем договориться с поставщиком, чтобы все счета-фактуры в ваш адрес руководство подписывало собственноручно.
Подписание разными лицами
Как известно, счет-фактура составляется в двух экземплярах, одних из которых остается у составителя, а другой — передается покупателю (если речь идет о реализованных товара) или заказчику (если речь идет о выполненных работах или оказанных услугах).
Очевидно, что экземпляры одного документа должны быть идентичны, на то они и экземпляры. Соответственно, и подписывать их должно одно и то же лицо (лица).
И если налоговая инспекция во время проверки (в т.ч. с запросом документов у контрагента проверяемого лица) обнаружит несоответствие подписей, то организации может грозить отказ в вычете НДС по таким счетам-фактурам.
По крайней мере, подобные споры можно встретить в судебной практике.
Отметим, что суд может встать и на сторону компании в подобном споре.
Например, в постановлении ФАС Московского округа от 19.09.2011 по делу № А40-119463/10-4-685 судьи отметили, что подписание экземпляров счетов-фактур разными лицами от имени продавца не является основанием для признания какого-либо экземпляра счета- фактуры недействительным и данное обстоятельство не свидетельствует о нарушении налогового законодательства. Так что в случае споров у компаний есть шансы отстоять свое право на вычет.
А если подписание экземпляров счета-фактуры вызвано технологическими особенностями организации-поставщика, то сами чиновники не видят в этом ничего предосудительного (письмо Минфина России от 27.06.2017 № 03-07-05/40316).
На каких документах можно ставить факсимиле
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Судебная практика относительно факсимиле
Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.
Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?
Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.
В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.
Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.
Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.
Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.
Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.
Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.
Что такое факсимильная копия документа
Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.
Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».
Как избежать неблагоприятных последствий
При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Последствия, если поставлена подпись-печать
Другой ситуацией, совершенно отличной от разобранной выше, является постановка подписей-печатей на счетах-фактурах. В отличии от печати организации, наличие факсимиле на счете является серьезным нарушением.
Внимание! Предоставление счета-фактуры с такой подписью автоматически лишает компанию права на налоговый вычет, а сам счет считается недействительным.
Несмотря на то, что Верховный суд давал разъяснения, что в данном случае постановка факсимиле не является нарушением, позиция самой налоговой службы остается неизменной.
Кроме этого, даже вновь подписанные лично счета-фактуры, имеющие факсимиле и которые были ранее отклонены службой, также остаются недействительными. Именно поэтому применять подписи-печати вместо реальной подписи при заверении этого документа категорически не следует, так как в 99% случаев такой счет будет отклонен, и вычет получить уже не удастся.
Таким образом, при оформлении счета наличие либо отсутствие печати является необязательным. Ставить ее или нет – решать самой компании, заполняющей счет фактуру. Что же касается печатей-подписей – то их ставить на этом документе категорически нельзя, в противном случае счет-фактура станет недействительной и получить полагающиеся по нему вычеты не получится.
На какие документы можно ставить факсимильную подпись
Поэтому в отношении БСО в обязательном порядке необходимо соблюдать нормы п. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2021 № 402-ФЗ, согласно которым первичный учетный документ должен содержать, помимо прочего, подписи каждой из сторон сделки (операции), которые отвечают за правильность ее оформления, или лиц, которые несут ответственность за правильность оформления имевшего место события. В законе уточняется, что подписи должны включать реквизиты, однозначно идентифицирующие личность данных лиц – фамилии, инициалы и т.д.
Тем не менее, в большинстве случаев суды при принятии решений руководствовались тем фактом, что действующее законодательство о ведении бухгалтерского учета, а также о налогах и сборах не предусматривает применение факсимильной подписи в процессе оформления документов первичного учета. Соответственно, логично полагать, что факсимиле в данном случае применять неправомерно. Здесь примером могут служить Постановление ФАС Центрального округа от 09.10.2021 № А09-8896/06-4, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2021 № Ф04-3913/2021(7322-А03-25).
Факсимиле на договоре
Поясним на примере, можно ли ставить факсимиле на счете-фактуре и какие неожиданности могут его подстерегать, если он решит им воспользоваться.
Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.
Такое легкомыслие директора обернулось для него серьезными проблемами: один из его контрагентов долгое время не погашал свою задолженность, но при обращении в судебные органы для взыскания с него долга ООО «Бытовые приборы» оказалось проигравшей стороной, а долг — безнадежным к взысканию. Причина — проставление факсимиле на договоре и акте с указанным контрагентом в то время как соглашение о применении факсимиле отсутствовало, а договор соответствующей оговорки не содержал.
Суд признал договор, подписанный факсимиле, недействительным (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ) из-за отсутствия надлежащих доказательств наличия договорных правоотношений (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 по делу № А55-16332/2007).
Важно! Факсимиле можно использовать для подписания тех документов, которые не возлагают на подписывающее лицо материальную ответственность (ч. 2 ст. 160, п. 3 ст. 2 ГК РФ).
Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле
Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).
При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).
Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?
Переход на электронные счета-фактуры позволит избежать ошибок при заполнении документов
Формализованный единый стандарт документа и автоматизация процесса (то есть максимальное исключение «человеческого фактора») помогут налогоплательщикам сократить количество ошибок и, как следствие, избежать риска доначислений налогов. Мы проанализировали ошибки, которые совершаются при составлении и выставлении счетов-фактур, и выделили те, о которых можно забыть при условии перехода компании на электронные документы.
Переход на электронные счета-фактуры имеет очевидные преимущества: сокращение затрат на оформление, печать и передачу документа, уменьшение риска потери документа как во время передачи, так и во время хранения, — а значит, позволяет увеличить скорость возмещения НДС и снизить налоговые риски.
Это действительно так. Однако это по большей части преимущества «на вырост» — то есть важные для компании в стратегической перспективе. Но помимо суммарной доли потерянных документов или высоких затрат на их печать, передачу и хранение, существуют и другие проблемы, возникающие в оперативной деятельности при составлении документа.
Ошибки в документе могут привести к тому, что налоговая не принимает счет-фактуру в качестве подтверждающего документа и организации отказывают в вычете. Причиной спора между компанией и налоговой может стать даже незначительная опечатка. Цель налоговой — эффективное администрирование налогов (сборы НДС формируют 34% госбюджета).
Цель организации — законное уменьшение налоговой нагрузки.
Для того, чтобы сократить количество ошибок, госведомства разрабатывают единый формат счета-фактуры, конкретизируют правила составления документа и даже в нормативных документах описывают, какие ошибки допускаются, а какие нет (например, изменения Федерального закона от 17.12.2009 № 318-ФЗ в ст. 169 НК РФ).
- Формализованный единый стандарт документа и автоматизация процесса (то есть максимальное исключение «человеческого фактора») помогут налогоплательщикам сократить количество ошибок и, как следствие, избежать риска доначислений налогов.
- Мы проанализировали ошибки, которые совершаются при составлении и выставлении счетов-фактур, и выделили те, о которых можно забыть при условии перехода компании на электронные документы.
- В счете-фактуре отсутствуют расшифровки подписей уполномоченных лиц.
В электронном документе понятие «собственноручная подпись с расшифровкой» отсутствует. На электронный документ ставится электронная подпись — уникальная для каждого владельца последовательность символов.
Каждая электронная подпись содержит в себе информацию о подписанте (ФИО, должность), которые заполняются при выдаче владельцу. Это позволяет всегда достоверно установить владельца и подписанта документа.
Счет-фактура составлен с нарушением пятидневного срока выставления.
В данном случае причиной спора являются разное понимание, что считается датой составления, а что – датой выставления в бумажном счете-фактуре. П. 3 ст.
168 НК РФ не расшифровывает эти понятия, там лишь указано, что счет-фактура должен быть выставлен не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.
В документе раньше присутствовала лишь одна дата — в реквизитах. Она же являлась и датой, когда документ был составлен (сформирован), и эту же дату указывали в журнале учета исходящих счетов-фактур в качестве даты выставления (отправки покупателю).
В дальнейшем могли возникнуть споры, действительно ли счет-фактура был выставлен (отправлен) получателю в пятидневный срок, правомочно ли дата из реквизита счета-фактуры была указана в журнале.
Сейчас в нормативно-правовых актах (в Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде, разработанном Минфином) дается расшифровка, что датой выставления считается дата, которую зафиксировала независимая сторона — оператор при отправке счета-фактуры.
Таким образом, в счете-фактуре в реквизитах указывается дата составления, и она не может быть указана в журнале в качестве даты выставления.
Счет-фактура не был получен в том налоговом периоде, за который он представлен к вычету. Определение момента возмещения НДС по счетам-фактурам, полученным с опозданием.
Официальная позиция Минфина — вычет нужно заявлять в том налоговом периоде, в котором фактически был получен счет-фактура (Письмо Минфина России от 23 июня 2004 г. № 03-03-11/107).
Чтобы доказать, когда данный счет-фактура был получен (особенно в споре на стыке периодов), организации приходилось хранить конверты, почтовые квитанции, вести журналы входящей корреспонденции.
При работе с электронными счетами-фактурами вводится понятие «Дата получения» — дата, которую фиксирует независимый оператор при передаче электронного счета-фактуры покупателю. Именно эта дата будет являться доказательством времени получения документа, и эту дату необходимо указывать в журнале полученных счетов-фактур.
Экземпляры счета-фактуры, которые находятся у продавца и покупателя, имеют разные даты.
Чтобы у продавца и покупателя оставались документальные подтверждения сделки, формируется два экземпляра счета-фактуры. Оба в равной степени обладают юридической силой. Копии этих документов юридической силы не имеют.
В бумажном виде составляется два экземпляра, оба распечатываются, подписываются и один остается у продавца, второй — у покупателя. Часто в случае исправлений или ошибок в передаче экземпляры могут отличаться.
Такие различные документы не могут служить доказательством сделки, и поэтому налоговая у покупателя такой счет-фактуру к вычету не принимает.
В случае с электронными документами экземпляр один, но доступ к нему имеют оба участника документооборота. Поэтому различий быть технически не может: то, что отправил продавец, получает и покупатель.
Наличие подписей руководителя и главного бухгалтера в счете-фактуре.
Отсутствие подписей в счете-фактуре автоматически лишает организацию возможности вычета налога. Помимо самого факта наличия подписей специалисты налоговых органов во время проверок проводят сверки подписей на экземплярах покупателя и поставщика.
Электронный счет-фактура имеет одну подпись — руководителя организации (или уполномоченного лица). В Диадоке отправка счета-фактуры без подписи невозможна, поэтому выставленный счет-фактура всегда будет подписан.
Более того, электронная подпись одного владельца абсолютно идентична на каждом документе. Поэтому претензий о несхожести подписей одного лица в разных документах быть не может.
Исправление и дооформление счетов-фактур.
В постановлении Правительства Российской Федерации № 914 установлено, что счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут регистрироваться в книге покупок. Сказанное означает, что дополнить счет-фактуру «от руки» не запрещено.
Такие неточности порождают споры между налогоплательщиком и налоговой.
При работе с электронными документами, оригиналы которых существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью, возможности «дооформления» (дописать от руки, заполнить графы) вообще не существует. Такое однозначное решение не позволяет совершать сомнительные действия, которые могут расцениваться налоговой в качестве нарушения.
Электронные средства (системы для выставления и получения счетов-фактур в электронном виде) позволяют организации снизить риск возникновения ошибок.
Так, в системе обмена электронными документами и счетами-фактурами Диадок (ее разработчик — компания СКБ Контур) планируется предусмотреть при отправке документа проверку на правильность заполнения реквизитов (наличие обязательных данных, отсутствие ошибок и опечаток) и фактурной части
Стоимость товаров (работ, услуг), налоговая ставка и сумма налога.
Если ошибки в счете-фактуре не препятствуют определению стоимости товаров (работ, услуг), ставки и суммы налога, они не являются основанием для отказа в вычете. Но на практике таких ошибок просто нет. Любая ошибка в этих показателях препятствует вычету.
Выходит, что вычет организация не получит, если, например, в счете-фактуре продавец ошибочно указал неправильную ставку при правильно исчисленном налоге. К примеру, по детской одежде указана ставка 18%, хотя сам НДС посчитан по правильной ставке (10%). Или если при применении расчетной ставки 18/118 была ошибочно указана ставка 18%.
Вероятность таких ошибок возрастает при составлении счета-фактуры вручную, без автоматического расчета.
При передаче электронных счетов-фактур через систему Диадок проверка на правильность заполнения и расчета фактурной части документа будет осуществляться автоматически. Об ошибках отправитель узнает сразу при отправке документа.
Отсутствует ИНН или в нем допущены ошибки.
В обязательном порядке в счете-фактуре должны быть указаны ИНН налогоплательщика и покупателя (подп. 2 п. 5 ст. 169 НК РФ). При этом представленные для проверки счета-фактуры должны отвечать установленным требованиям, содержать достоверные сведения и подтверждать реальность совершенных операций.
- Если в бумажном документе присутствует ошибка при указании ИНН, об этом можно узнать лишь после проверки покупателем (это в лучшем случае, так как в такой ситуации отправитель может внести правки) или налоговой (в результате — отказ в вычете).
- В системе Диадок при отправке счета-фактуры с неверно указанным ИНН или вообще без ИНН сразу же появится сообщение об ошибке.
- В дальнейшем при отправке система будет сверять данные со справочником ЕГРЮЛ, проверять правильность указания реквизитов отправителя и получателя, адреса.
- Мокеева Тамара, аналитик проекта Диадок
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Факсимильный оттиск может ставиться на:
- Почетных листах и грамотах.
- Страховых (медицинских) полисах.
- Служебных и наградных удостоверениях.
- Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
- Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
- Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
- Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.
Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:
- Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
- Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
- Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
- Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
- Заявления граждан и организаций.
- Векселя.
- Налоговые декларации.
- Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).