18.03.2023

Требования для печатей и штампов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования для печатей и штампов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Когда печать обязательна

2. Каковы требования к печати ООО в современном законодательстве?

3. Технология производства

4. В чем состоит выгода?

5. Законные требования или произвол при изготовлении печатей?

6. Печать: для чего она нужна

7. Несовпадение оттиска печати на документе с иной печатью

8. Как хранить печати и штампы

9. Когда без печати не обойтись

10. Какие требования предъявляются к печатям ООО?

11. Требования к печатям:

12. Требования к изготовлению и хранению клише

При современных возможностях даже в домашних условиях можно изготовить печатную форму оттиска на принтере или на фотополимере. Однако такие печати не будут иметь удостоверительной силы. Организации, допускающие в своем документообороте печати, изготовленные несертифицированным изготовителем без учета требований ГОСТа, должны помнить, что таким способом могут воспользоваться и их партнеры или конкуренты, поставщики или заказчики.

Когда печать обязательна

Есть документы, которые составляются только по строго установленным формам. В них печать — обязательный элемент. Среди таких документов приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, а также бланки строгой отчетности. Список таких документов достаточно большой, поэтому разберем на примерах самые частые ситуации.

Основание	Печать обязательна
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций	Квитанция к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) Последняя страница кассовой книги (форма № КО-4)
Пункт 5.1 Указания ЦБ РФ № 3210-У о порядке ведения кассовых операций от 11-03-2014 г.	Платежные документы, по которым организация перечисляет денежные средства
Пункты 3, 5 и 6 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359	Бланки строгой отчетности
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132	Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-25)
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132	Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) Товарный журнал работника мелкорозничной торговли (форма № ТОРГ-23)
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132	Справка для покупки товаров в кредит (форма № КР-1) Поручение-обязательство (форма № КР-2)
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержденных постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а	Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3) Общий журнал работ (форма № КС-6) Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (форма № КС-8) Акт о приостановлении строительства (форма № КС-17) Акт о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (форма № КС-18)
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78	Справка для расчетов за выполненные работы (форма № ЭСМ-7) Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) Путевые листы всех типов транспортных средств
Пункт 5 статьи 185 Гражданского кодекса РФ, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а	Доверенность (формы № М-2, М-2а) акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35)
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7	Акт о приеме-передаче основных средств (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-16) Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16)
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1	Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73) Командировочное удостоверение (форма № Т-10)
Пункт 29 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914	Исправленный счет-фактура
Приказы Минфина России об утверждении форм деклараций	Налоговая декларация

Каковы требования к печати ООО в современном законодательстве?

В соответствии с законом печать может иметь абсолютно любую форму – прямоугольную, круглую, квадратную, треугольную, многоугольную, овальную и т.д. Тем не менее, чаще всего для заверения документов индивидуальные предприниматели и ООО используют печати круглой формы, диаметром от 38 до 42 мм. В качестве основных цветов берутся синий, либо черный цвет, но в некоторых случаях владельцы печатей используют многоцветные оттиски – это тоже закон не запрещает.

Шрифт может быть любой, главное условие – его читабельность и понятность. Также можете в печати изобразить птичку, петушка или Винни Пуха. Закон не ограничивает полёт фантазии нисколько.

Изготовители предлагают различные способы защиты печатей от подделок, но только за дополнительную плату. В частности, печать может содержать в себе:

микротекст – символы, высотой не более 0,8 мм. Наиболее распространенный способ защиты;
макраме – специальный сложный рисунок в виде узорчатой сетки;
полутоновые рисунки. Это картинки или фотографии, проявляющиеся на оттиске печати в половину тона от глубины основного цвета;
намеренное искажение шрифта и изображений на печати;
УФ-метки. Данный способ защиты подразумевает, что эти отметки будут видны только в ультрафиолетовом свете.

Таким образом, если подходить к изготовлению печати при соблюдении всех необходимых требований, то, несмотря на необязательность с точки зрения закона, ее наличие может оказаться серьезным подспорьем в деятельности индивидуального предпринимателя или какой-либо коммерческой структуры.

Законодательство не устанавливает обязательные требования к печати организации. В предыдущей редакции статьи 2 закона об обществах с ограниченной ответственностью говорилось только про наличие в реквизитах полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения (населённый пункт) ООО. Сейчас же формулировка сокращена до «…печать, штампы и бланки со своим наименованием». Так что, можно считать, что никаких официальных требований к форме и реквизитам штампов коммерческих структур не существует.

Однако, если посмотреть, как выглядят оттиски на документах разных фирм, можно увидеть их явное сходство между собой: по размеру и содержащейся информации. Оно вызвано тем, что профессиональные изготовители часть клише разрабатывают по ГОСТ Р 51511–2001, предназначенного для гербовых изображений. Соответственно, оборудование и стандарты работы для них применялись и для коммерческих заказчиков.

Важно: размещать герб РФ вправе только определённый круг лиц: федеральные органы власти; государственные органы, организации, учреждения; органы ЗАГСА.

Кроме того, в распоряжении московского мэра № 843-РМ указывались требования к внешнему виду оттиска:

круглый — окружность диаметром 38-42 мм;
треугольный – равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм;
прямоугольный — прямоугольник со сторонами размером от 35-50 мм до 70-100 мм.

Относительно информации, обязательной для указания на клише юридических лиц, приводились такие требования:

полное наименование на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
местонахождение (населённый пункт);
номер государственной регистрации.

Угловые штампы, кроме того, должны содержать полный юридический адрес и номер телефона. В добровольном порядке указывалось также наименование предприятия на языке народов Российской Федерации или иностранном языке, а также зарегистрированный товарный знак.

Образец печати ООО, обычный для делового оборота в России, выглядит так.

Вам придется отвечать за сохранность и использование печати по назначению, если:

есть приказ руководителя о назначении вас ответственным за нее лицом постоянно или на время;
в вашем трудовом договоре или должностной инструкции прописано, что вы храните конкретную печать. А если в инструкции заместителя главбуха записано, что в отсутствие главного бухгалтера он несет ответственность за сохранность и использование печати по назначению, то приказ тоже не понадобится.

Технология производства

После того как все вопросы по обустройству будут разрешены, необходимо определить еще такой момент, как технология изготовления печатей. В наше время существует множество различных способов изготовления печатей, в частности, самыми распространенными считаются:

— фотополимеризация;

— лазерная гравировка;

— флэш-метод;

— вулканизация сырой резины.

Давайте разберемся в их различиях. Фотополимеризация имеет два плюса – дешевизна производства и хорошее качество, а это решающие факторы при изготовлении. Но минусами такой технологии являются следующие моменты: для изготовления изделий таким методом понадобится большое количество сырья, проточная вода, а также быстрая изнашиваемость полимеров. Все эти недостатки приводят к дополнительным затратам при значительной загруженности оборудования.

Самым современным методом считается лазерная гравировка. Однако такой способ является самым дорогостоящим. Лазерный гравер для изготовления печатей в среднем стоит 20 000 рублей. Кроме того, приобретения аппарата недостаточно, на таком оборудовании может работать только специально обученный человек. Но преимущество технологии тоже очень весомое – высочайшая разрешающая способность.

Флэш-метод имеет большую популярность благодаря тому, что процесс производства довольно прост и почти полностью автоматизирован, что дает ему большие преимущества по сравнению с иными методами.

Для изготовления печатей таким способом потребуется только небольшое устройство под названием флэш-установка. Такой метод предполагает изготовление печатей из резины (она должна быть обязательно мелкопористой).

К сожалению, при наличии множества достоинств флэш-метод имеет значительный минус – за один цикл получается изготовить только одно изделие. Это означает, что такой способ будет обременительным в плане времени.

Метод вулканизации резины является недорогой, но достаточно качественной технологией. Правда, процесс производства будет длительным, что существенно уменьшает производительность.

В чем состоит выгода?

Изготовление печатей и штампов, прямо скажем, процедура не из легких, но при этом себестоимость одного изделия составляет около 10-15 рублей, а продается оно не менее чем за 100 рублей. Следовательно, это практически 1000% наценки. Раньше такая деятельность подлежала лицензированию, сейчас же получать разрешение для открытия такой фирмы не нужно, что является еще одним плюсом для данного бизнеса.

Кроме того, производство штампов и печатей не требует дорогостоящего оборудования, можно ограничиться лишь покупкой экспонирующей камеры, лазерного принтера, компьютера и арендовать небольшое помещение. Но самое главное – востребованность такой продукции достаточно высокая и вряд ли уменьшится в ближайшем будущем.

Конкуренция в данной отрасли распределяется неравномерно. К примеру, в столице она значительная, а в регионах, напротив, низкая. А если учесть, что в России существует примерно 4,5 миллиона предприятий, и каждый год открывается еще 100 тысяч новых, то можно с уверенностью сказать, что такое бизнес — направление очень перспективное.

Законные требования или произвол при изготовлении печатей?

В настоящее время в России законодательно определены лишь минимальные требования при изготовлении печатей и штампов для юридических и физических лиц. Кроме того, ни один нормативный акт не предусматривает предоставление учредительных и иных документов для первоначального изготовления печати и/или при выдаче их Клиенту. Однако, большинство организаций, занимающихся производством печатной продукции, не только ссылаются на какие-то мифические стандарты и инструкции по изготовлению печатей, но и требуют обязательного предоставления свидетельства о государственной регистрации, свидетельства о постановке на налоговый учет. Некоторые даже умудряются запрашивать Устав организации, приказ о назначении Директора и иные документы, которые, по сути не имеют права требовать, поскольку они не являются обязательным основанием для изготовления печати или штампа.

Печать: для чего она нужна

Несмотря на то, что есть те, кто считает печать пережитком прошлого, ее роль, несомненно, по-прежнему крайне велика. Наличие печати необходимо в таких типах документов, как финансовые; юридические; кадровые и другие. Например, печать требуется в следующих случаях:

для заверения подписи уполномоченного лица на официальных документах. Если оттиск печати отсутствует, то документ может быть признан недействительным. То есть, первое, что подтверждает печать — подлинность различных официальных бумаг, договоров, контрактов и т.д.;
для открытия расчетного счета в банке. Несмотря на принятие законов, смягчающих требования к наличию печати, банковские специалисты вполне могут отказать в открытии р/с, если ИП или организация не имеют печати;
для работы с крупными партнерами – довольно часто именно они предъявляют требование по заверению документов печатью к своим контрагентам.

Кроме всего вышеозначенного, печать придает документам солидности, а также освобождает от необходимости внесения всех правоустанавливающих сведений вручную.

Некоторые копии документов также необходимо заверять подписью с печатью.

микротекст – символы, высотой не более 0,8 мм. Наиболее распространенный способ защиты;
макраме – специальный сложный рисунок в виде узорчатой сетки;
полутоновые рисунки. Это картинки или фотографии, проявляющиеся на оттиске печати в половину тона от глубины основного цвета;
намеренное искажение шрифта и изображений на печати;
УФ-метки. Данный способ защиты подразумевает, что эти отметки будут видны только в ультрафиолетовом свете.

Несовпадение оттиска печати на документе с иной печатью

Несовпадение оттиска печати на документе с иной печатью, имеющейся у организации, само по себе не свидетельствуют о недействительности документов, поскольку гражданское законодательство не запрещает иметь и использовать в предпринимательской, хозяйственной деятельности несколько печатей, содержащих необходимые реквизиты (Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2018 по делу N А06-1065/2017 (Постановлением Арбитражного суда Поволжского округа от 31.05.2018 N Ф06-33012/2018 данное Постановление оставлено без изменения; Определением Верховного Суда РФ от 17.08.2018 N 306-ЭС18-11831 отказано в передаче дела N А06-1065/2017 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления), Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 22.06.2017 по делу N А38-3981/2016).

Печати организации могут иметь различный оттиск (изображение), кроме того, по истечении времени одна печать может быть заменена на другую (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.02.2016 по делу N 33-023/2016). Выполнение оттиска печати различными клише не может однозначно свидетельствовать о фальсификации, поскольку у организации может быть не одна печать (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.06.2019 N Ф06-46648/2019 по делу N А72-16862/2017).

Аналогичные выводы следуют из Постановления Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.04.2019 N 11АП-1479/2019 по делу N А49-10927/2018, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.04.2019 N 15АП-4130/2019 по делу N А32-33688/2018 (Постановлением Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 07.08.2019 N Ф08-6541/2019 данное Постановление оставлено без изменения), Постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 07.03.2018 N 08АП-563/2018 по делу N А70-8346/2015 (Определением Верховного Суда РФ от 02.10.2018 N 304-ЭС18-15018 отказано в передаче дела N А70-8346/2015 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления).

Риск при изготовлении новых печатей один – если не будет доказательств наличия нескольких печатей, то документ с печатью, в котором проставление печати является обязательным, теоретически может быть признан сфальсифицированным в суде. Чтобы не давать повода для таких заявлений новую печать рекомендуется оформить решением (протоколом) участника (участников) общего собрания –в этом случае все возможные риски будут минимизированы. Это необходимо для того, чтобы зафиксировать наличие у ООО нескольких печатей.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Когда без печати не обойтись

Законодательство Российской Федерации, регулирующее деятельность индивидуального предпринимателя (Гражданский кодекс, Федеральный закон № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»), не обязывает ИП иметь печать. При этом в ряде подзаконных актов можно встретить указание на необходимость заверять документы печатью. Например, в Постановлении Правительства РФ № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» в пункте 3 написано о том, что обязательным реквизитом бланка строгой отчетности, который оформляет ИП, является «должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя)».

Какие требования предъявляются к печатям ООО?

В действующем законодательстве не содержится перечня обязательных реквизитов печати, однако это не означает, что она может быть любой. Как известно, печать изготавливается для заверения различных документов (в том числе при взаимодействии с государственными органами) и оформления бланков. Поэтому вполне естественно, что она должна иметь определенные элементы, которые позволят соотнести ее с конкретной компанией. Согласно общепринятым нормам, печати ООО содержат следующие реквизиты:

сведения об организационно-правовой форме;
наименование компании;
ОГРН;
ИНН;
юридический адрес.

По форме она должна быть круглой. Информация, содержащаяся в оттиске, указывается на русском языке. Если в наименовании компании есть слова или аббревиатуры на иностранных языках (или на языках народов России), их также можно включить в текст оттиска.

Требования к печатям:

Основное требование к печати общества — наличие на ней информации о его наименовании. Нельзя размещать на печати изображение Государственного герба РФ. Нарушение данного запрета может повлечь для общества штраф до 150 тыс. руб.

В остальном можно указывать на печати любые сведения. Изготовители печатей, как правило, также предлагают включить в оттиск сведения об ИНН и ОГРН организации.

Цвет печати может быть любой, так как законодательством (в частности, п. 5 ст. 2 Закона об ООО, п. 7 ст. 2 Закона об АО, п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях, п. 3 ст. 2 Закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ) не установлены требования к цвету оттиска печати организации.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в редакции Федерального закона N 82-ФЗ).

Вас могут заинтересовать: Услуги по регистрации ООО в Москве.

Регистрация печати — необязательная функция. В принципе, на вопрос, нужно ли регистрировать печать после её получения, ответ — нет. Однако есть возможность поставить печать на учёт. Вам потребуется навестить реестр или налоговую.

Для чего некоторые предприниматели выбирают вариант регистрации — в основном для гарантирования себе дополнительных факторов безопасности. Связано это со спорами в случающихся ситуациях подделки печати. Ведь государству сколько оттисков имеет индивидуальный предприниматель в реальности. И, увы, иногда случает так, что суд признаёт действительными даже те оттиски, которые непохожи на оригинал.

Если случается так, что печать у вас крадут, нужно будет:

Обратиться в полицию с заявлением. Там вам выдадут справку, которая станет основанием для получения новой печати.
Если печать была зарегистрирована в ФСН, обратить туда для вычёркивания её из списка.
По возможности оповестить своих контрагентов, чтобы они были внимательны.

Если фирму закрывают или ликвидируют, а печать не была зарегистрирована, то никаких дополнительных действий совершать не придётся.

Требования к изготовлению и хранению клише

Для того чтобы получить разрешение на хранение и использование клише печати или штампа на предприятии или в деятельности физического лица-предпринимателя, необходимо обратиться в разрешительные органы. Процесс этот подобен тому, как получают разрешение на хранение и ношение оружия. Будущий хозяин печати собирает ряд документов, подтверждающих его личность и деятельность. Потом он направляется к изготовителю печатей, оплачивает услуги по созданию клише и ожидает некоторое время до того, как заказ будет выполнен.

Что интересно, купить факсимиле – клише с изображением подписи, может любой желающий без бюрократических проволочек. А вот печать с названием и реквизитами фирмы – это более сложное задание. Тех, кто предоставляет услуги по изготовлению печатей, не так уж и много. Их деятельность должна быть особым образом зарегистрирована, что подтверждается разрешением органов власти. Изготовители печатей и штампов обязаны собирать образцы оттисков всех клише, которые были ими созданы, для дальнейшего хранения в соответствующих органах и подразделениях.

Что касается тех, кто пользуется печатями и штампами, к ним тоже существуют определенные требования. Человек, за которым закреплена печать, обязан обеспечивать ее сохранность. Ни в коем случае нельзя передавать клише третьим лицам. На время отсутствия хозяина печать сохраняется в сейфе или шкафу, который закрывается на ключ. Во избежание неправомерных действий с печатью или штампом всегда следует оберегать их и следить за их использованием. Халатное отношение к выполнению таких простых требований может привести к серьезным последствиям. Например, злоумышленник, завладев печатью, заверит ею договор, которым передаст права собственности на помещение или дорогостоящее оборудование, тем самым создав затруднительное для предприятия положение и получив определенное вознаграждение от третьей стороны.